چطور می شود بدون اتوماسیون اداری کار کرد؟

how to work without office automation 

به منظور اینکه بدانیم دقیقا اتوماسیون اداری چگونه کار می کند در ابتدا باید بدانیم تعریف دقیق اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری تشکیل شده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری متنوعی است که به منظور ایجاد، ذخیره سازی، جمع آوری، دستکاری براساس نیازهای اطلاعاتی دفتری، با هدف مدیریت و ساده سازی انجام کارهای روزمره استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی، و مدیریت داده های تجاری الکترونیکی همگی مفاهیم پایه اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. اتوماسیون اداری به منظور بهینه سازی و خودکار سازی رویه های اداری استفاده می شود.

ستون فقرات اتوماسیون اداری را در سازمان LAN تشکیل می دهد، که به کاربران امکان انتقال اطلاعات، ایمیل و حتی صدا را از طریق آن امکان پذیر می سازد. تمام عملکردهای اداری شامل تایپ، دیکته کردن، تکمیل فرمهای اداری، کپی اسناد، فاکس، ثبت میکروفیلم ها، رکوردهای مدیریتی، تلفنها، عملیات سوییچینگ در شبکه تلفنی شرکت، همگی در این رده قرار می گیرند.

مزایای اتوماسیون اداری:

  • کمک به تکمیل و انجام خیلی از وظایف با سرعت بیشتر و بهتر
  • صرفه جویی در تعداد کارکنان سازمان
  • نیازمندی به فضای کمتر برای ذخیره سازی داده ها
  • امکان دسترسی همزمان به داده ها توسط کارکنان در سازمان و فراهم شدن امکان کار گروهی

تعریف بالا، در ویکی پدیا به منظور شفاف سازی معنی و کاربرد اتوماسیون اداری را طرح کردیم تا دید بهتری در این خصوص داشته باشیم، در ایران واژه "اتوماسیون اداری" صرفا به یک سری نرم افزار با قابلیت و کاربرد مشخص گفته می شود، و در بسیاری موارد اگر این نرم افزارها برخی ویژگی های جزیی را دارا نباشند از دید خیلی از کاربران شایسته نام اتوماسیون اداری نیستند.

این نکته سنجی و حساسیت احتمالا بیجا، متدولوژی تریز (Triz) رو در ذهن زنده میکند، به صورت خیلی خلاصه تریز بیان می کند که شما به جای اینکه روی ابزار متمرکز شوید، تمرکز اصلی خود را بر روی مشکل قرار دهید، به طور مثال اگر در منزل خود از سرما رنج می برید تمرکز خود را تنها بر روی خرید بخاری قرار ندهید، زیرا اینکار معمولا راه و محدوده انتخاب را بسیار محدود می کند و حل مساله را به سمتی می برد که خود خرید بخاری مشکل شما می شود، به جای گرم شدن منزل، در صورتیکه گرم شدن منزل اصل مساله است، و شما می توانید راههای دیگری را جایگزین خرید بخاری کنید، مانند پوشیدن لباسهای گرم تر، عایق کردن پنجره ها و ...، در خصوص اتوماسیون اداری هم هدف استفاده از راهکاری است که بازدهی کاری را افزایش دهد و هدف خرید صرفا یک نرم افزار مشخص نیست. نه تنها در اتوماسیون اداری بلکه عموما در همه سیستم های نرم افزاری هدف بازکردن مچ افراد کم کار، اثبات گناهکاری افراد، مشخص کردن مقصرو ...  نیست بلکه هدف اصلی هم افزایی است، لذا اگر مشکل شما اینگونه همکاران و کارکنان هستند به دنبال روش دیگری برای حل مشکل باشید، زیر قطعا همواره راهی برای توجیه و یا دور زدن هر قانون و یا سیستمی توسط هوش انسانی وجود دارد. اگر با این دید به اتوماسیون اداری بنگریم، باید معیارهای اصلی انتخاب خود را مجدد ارزش گذاری کنیم و احتمالا به این معیارها خواهیم رسید،

همانطور که در کشورهای توسعه یافته هدف استفاده از اتوماسیون اداری اینچنین است:

  • سادگی
  • سهولت استفاده
  • عدم نیاز به آموزش مکرر
  • راحتی فراگیری
  • گستردگی بازه کاربرد و عدم نیاز به استفاده از نرم افزارهای متنوع
  • پایداری سیستم و عدم لزوم به روز رسانی های مکرر
  • قابلیت اطمینان به سیستم در کار با داده های با حجم بالا و حفظ عملکرد در این شایط

لذا می توانیم بدون نیاز و اجبار به استفاده از ابزارهای پیچیده، سنگین، تو در تو و گیچ کننده ای که به واسطه عدم وجود علم مدیریت در شرکتهای برنامه نویس و درخواستهای متنوع کاربران در حال حاضر با آن درگیر هستند از یک سیستم جهانی با قابلیتهایی همچون:

  • آسانی محیط کاربری
  • آشنا بودن تقریبا تمام کاربران
  • کاربردی بودن به واسطه امکانات گسترده ای که در خود نرم افزار وجود دارد
  • پایداری و آزمون موفقیت آمیز آن در تمام دنیا برای هر کسب و کاری و با هر حجم داده ای
  • به روز رسانی های پی در پی و بسیاری موارد دیگر

اشاره کرد، برای آشنایی بیشتر با این قابلیتها و مشاهده محیط و .... با ما در تماس باشید و اطمینان داشته باشید بدون اتوماسیون اداری های رایج کنونی هم می شود، کار کرد و موفق بود.

لذا می تواند اینجنین جمع بندی کرد: اتوماسیون اداری را می توانید به راحتی با یک سرویس ایمیل به مانند اکسچنج هم جایگزین کرد، و اگر شما جزو فعالان  بخش خصوصی هستید که هزینه کرد شما باید هدفمند و بهینه بوده و به دنبال کارآیی هستید به جای توجه به جزییات غیر ضروری و اغلب دست و پاگیر ابزاری مانند ایمیل اکسچنج تمام نیازهای شرکت و یا سازمان را پوشش داده و به راحتی همانند کشورهای توسعه یافته می توانید استفاده از این بستر را برای کارآیی بیشتر و سریعتر و چالاک تر استفاده فرمایید.    

 

 

 

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS