12 دلیل برای ترجیح کاربران به استفاده از اکسچنج به جای Gmail در محل کار

این مطلب ترجمه متنی است که توسط Sanjeevini Mittal از کارمندان بخش آفیس مایکروسافت نوشته شده است. بهترین چیز راجع به شغل من این است که به من فرصت صحبت کردن با مشتریان را می دهد. باعث افتخار و شعف است که صحبت های آنان را درباره محصولات و خدماتمان بشنویم. گاهی اوقات، به من حس تواضع و گاهی حس غرور می دهد. می توانم تمام روز با مشتریان بدون خستگی صحبت کنم. این مکالمه بدون شک جذاب است وقتی بفهمیم که مشتری از بسته محصولات گوگل برای کسب و کار (Google Apps for Business) به Office روی آورده است. ما همواره در حال مشاهده کاربران و شرکای تجاری بیشتری هستیم که به اکسچنج عشق می ورزند. این نهادها به کارمندانشان گوش داده و تصمیم گرفته اند از Office 365 برای سازنده و رضایتمندانه تر ماندن سازمانشان استفاده نمایند. با گفتگو با این دست از مشتریان دریافته ام که از نظر آنان تعدادی قابلیت در این بسته نرم افزاری وجود دارد که در Gmail از قلم افتاده اند. در ادامه به تعدادی از متداولترین دلایل ترجیح کاربران به استفاده از اکسچنج به جای Gmail می پردازیم.

1- یکارچگی ایمیل، تقویم و فهرست مخاطبان

امروزه ایمیل، زیربنایی ترین حالت ارتباطات کاری است. مشتریان به ما گفته اند که اکسچنج جایی برای ارتباط موثر در محیط کسب و کار، به منظور به انجام رساندن کارهایشان است. این کارها، هر چه که باشد، خواه تشکیل جلسات، کسب اطلاعات بیشتر درباره ی یک مخاطب، برقراری تماس کنفرانسی، یا ایجاد جلسات آنلاین، اکسچنج مرکز فعالیت آنان است. آنها به ما می گویند که چکونه عاشق تجربه قوی استفاده از inbox شده اند، زیرا کارهایشان را بدون نیاز به فکر کردن بیش از حد راه می اندازد. همانطور که هر روز صبح اکسچنج را باز می کنند، ظاهر بی نقص برنامه باعث شده تا در تمام روز در کنارشان باشد، حتی اگر کاربر حرفه ای نباشند. از سوی دیگر Gmail، مداوما در حال آزمودن تجارب جدیدی همچون compose جدید یا inbox جدید است.

2- دسترسی آفلاین به ایمیل

یک موضوع عمده در بحث های کاربران با ما، امکان استفاده از ایمیل بدون نگرانی از اتصال به اینترنت است. آنها به ما گفته اند که زمانی که با هواپیما سفر می کنند، کار مورد علاقه ی مربوط به کسب و کارشان پاک کردن ایمیل های انباشته شده شان است. بیشترشان در طول مسافرت مشغول کار با اکسچنج هستند. آنها می توانند ایمیل هایشان را خوانده و به آن پاسخ دهند درست مانند زمانی که پشت میز کار نشسته و به اینترنت متصل اند. زمانی که اتصال اینترنت دوباره برقرار شود، ایمیل ها به صورت خودکار ارسال خواهند شد. با نسخه آفلاین Gmail، کاربران تنها می توانند به ایمیل های ماه اخیر بدون اتصال به اینترنت دسترسی داشته باشند. همچنین، امکان دسترسی آفلاین به ایمیل، تنها در مرورگرهای کروم و سافاری امکان پذیر است. در نقطه مقابل، اکسچنج چنین محدودیت هایی ندارد.

3- ایمیل ها را به سبک خودتان مدیریت کنید

همه کاربران به یک شیوه کار نمی کنند. بعضی فولدرهایشان را به ترتیب حروف الفبا مرتب می کنند، برخی خیر. بعضی دوست دارند به آسانی ایمیل مورد نظرشان را جستجو کنند، در حالیکه بعضی نیاز به توانایی برای جستجوی ایمیلشان در منابع مشخص دارند. در نتیجه، در اکسچنج بهتر به فولدرها دسترسی دارند. کاربران در Gmail راههای محدودی برای مدیریت ایمیل هایشان دارند. آنها تنها به استفاده از برچسب هایی برای مدیریت ایمیل هایشان محدود شده اند. خواستن از کاربران برای بازآموزی سبک مدیریت ایمیل، به سادگی برای آنان غیر قابل قبول است. مانند کاربری که می گفت: "احساسم درست مانند سعی در انجام کار با استفاده از دستور العمل ها بود".

4- دسته بندی آیتم های ایمیل برای مرتب ماندن

با اکسچنج کاربران می توانند دسته بندی هایی به آیتم های متنوع اختصاص دهند (مانند پیام، قرارهای کاری روی تقویم، وظیفه و ...). یک آیتم خاص می تواند به دسته بندی های چندگانه ای برای طبقه بندی بیشتر اختصاص یابد. و آنهایی که به سرنخ های رنگی نیاز دارند هم می توانند طبقه بندی هایشان را رنگ آمیزی کنند. در یک نگاه، کاربران می توانند به جای اتلاف وقت و گشتن در محیط های مختلف، تنها به کد بندی وقایع در تقویم نگاه کنند. آنهایی که از طبقه بندی و کد بندی رنگی برای مرتب کردن کارهایشان استفاده می کنند، نمی توانند نبود این قابلیت را تصور نمایند. این کاربران نیاز به محدودیت اختصاص رنگ به آیتم های مختلف برای تمایز در اینباکس، وظایف و ... در گوگل دارند. ناتوان بودن به اختصاص رنگ با آیتم های مختلف در ایمیل، کد بندی رنگی را برای این کاربران بی معنی ساخته است.

5- راه های چندگانه برای یافتن ایمیل

کاربران نیاز به راه های متعدد برای یافتن ایمیل شان دارند. استفاده از جستجو برای یافتن ایمیلی خاص، تنها زمانی به کار می آید که بدانید به دنبال چه می گردید. ولی کاربران اصرار دارند که "گاهی شما نمی دانید که باید به دنبال چه بگردید" و آنها نیاز به ارجاع به محلی که ایمیل را ثبت نموده اند برای یافتن آن دارند. قابلیت مرتب کردن ایمیل برحسب تاریخ و سایز برای تشخیص چارچوب زمانی و محدوده مکانهایی برای ارجاع، تمام راه های مختلف برای یافتن ایمیل، زمانی که نمی دانید چگونه باید جستجویتان را توصیف کنید هستند. اکسچنج راه های متعددی برای ردیابی آنچه کاربران به دنیال آنند، خواه جستجو، فولدر، دسته بندی، مرتب کردن ایمیل ها در اینباکس و ... باشد، دارد. با Gmail، کاربران راهی برای مرتب کردن ایمیل بر حسب سایز، تاریخ یا فرستنده ندارند و فقط محدود به یک چیزند – جستجو کردن!

6- پرچم ها، تغییر اهمیت ایمیل

اکسچنج پرچم گذاری ایمیل را برای جلب توجه بیشتر آسان نموده است. یک مشتری آن را اینگونه توصیف کرده است: "وقتی من یک ایمیل با علامت قرمز تعجب را در صندوق ورودی می بینم، می دانم که باید سریعا به آن رسیدگی کنم". نبود "علامت تعجب قرمز" در Gmail کاربران را در تشخیص اینکه کدام ایمیل با اهمیت تر از دیگران است گیج کرده است. چون آنان نمی توانند علامت تعجب قرمز را به ایمیل در هنگام ارسال اختصاص دهند، نخواهند توانست ارجحیت دریافت ایمیل از طرف دریافت کنندگان آن را دریابند. در عوض، اکسچنج این کار را نه تنها با در نظر گرفتن علامت تعجب قرمز، که با پرچم گذاری ایمیل ها برای پاسخ آنی یا تغییر اهمیت یک ایمیل به "کم" برای نشان دادن میزان اولویت پایین آسان نموده است. مشتریان به ما گفته اند که این قابلیت های به ظاهر کوچک، کاربران را در کارهای پایه ی روزانه نسبت به استفاده از Gmail بدون این قابلیت ها، سازنده تر نموده است.

7- قوانینی برای به حداقل رساندن به هم ریختگی های ایمیل

مشتریان همواره به ما گفته اند که چقدر اکسچنج را دوست دارند و هنوز به ما فشار می آورند تا در مدیریت بهتر به هم ریختگی های inbox به آنها کمک کنیم. ما همه روزه به پیشرفت در این زمینه ادامه می دهیم. برخی کاربران از قواعدی برای انتقال آیتم ها به فولدرهای مختلف و اختصاص دادن طبقه بندی برای منظم شدن ایمیلشان پیروی می نمایند. این امر به آنان در پاک کردن ایمیل های ناخواسته و به حداقل رساندن به هم ریختگی در Inbox هایشان کمک می کند. Gmail قابلیت فیلتر کردن دارد اما عملیات هایی که شما بعد از فیلتر کردن این ایمیل ها قادر به انجام آنها هستید، محدود است. مشتریان اذعان نموده اند که تنظیم قواعد در اکسچنج برای پرچم گذاری ایمیل های مهم بر اساس فرستنده آسان تر است.

8- اطلاعات غنی مخاطبین

 بی نظیر است که بشنویم کاربران از اینکه قادرند آدرس دفتر کسی را با نگاه کردن به کارت مخاطبشان بیابند، راضی اند. کارت مخاطب در اکسچنج، اطلاعاتی غنی را درباره کاربران ارائه می نماید. عکس در کارت مخاطب، به کاربران اجازه می دهد به نام ها چهره اختصاص دهند. اطلاعات "حضور"، وضعیت کاربر را نشان می دهد، مانند مشغول، آفلاین و ... . کاربران می توانند به سادگی و به سرعت یک مکالمه را با یک مخاطب آغاز کرده، یک قرار ملاقات را برنامه ریزی نموده، تماس تلفنی برقرار نموده یا کنفرانس آنلاینی را شروع نمایند. و بر خلاف Gmail، کارت مخاطب در اکسچنج دارای عنوان شغلی هر شخص، دپارتمان و اطلاعات مکانی می باشد.

9- برنامه ریزی اتاق های ملاقات

 اکسچنج به کاربران اجازه می دهد تا منابعی مانند اتاق های ملاقات، پروژکتورها و ... را به آسانی با اضافه کردن آنها به عنوان یک منبع به ملاقاتتان برنامه ریزی نمایید. سپس این منبع همانند هر شرکت کننده دیگری، شامل قابلیت پاسخ خودکار به دعوت ملاقات و دیدن برنامه کاری آزاد/درگیر عمل می نماید. کاربرانی که می خواهند این کار را به آسانی با Gmail انجام دهند، به دلیل سخت بودن، چند مرحله ای بودن فرایند و در بر گرفتن تقویم های اولیه و ثانویه با ناامیدی مواجه می شوند.

10- نکات و ترفندهای نامه

چه تعداد از شما به صورت ناخواسته یک ایمیل را به یک لیست بلند بالای گیرندگان به جای یک شخص که قصد ارتباط با او را داشته اید، ارسال کرده اید؟ من مطمئنم که بسیاری از شما مانند من که بارها شرمنده شدم این سناریو را تجربه کردید! برای کاربرانی چون من، ترفندهای نامه در اکسچنج نجات بخش است. با شروع نوشتن یک ایمیل، یک پیغام ظاهر می شود که نشانگر این است که شما ممکن است در حال نوشتن نامه به لیست بلند بالایی از گیرندگان باشید. این علامت هشدار خوبی است اگر قصد شما از نوشتن این ایمیل آنگونه نباشد. این یک مثال عالی از قادر ساختن شما به تصمیم گیری درست، همزمان با ادامه کمک به سازنده تر بودن است. این قابلیت همچنین زمانی که گیرنده ایمیل شما در تعطیلات بوده یا پاسخ خودکار را روشن کرده باشد، ظاهر می گردد. با شروع فرایند نوشتن ایمیل، پیام پاسخ خودکار گیرنده در متن ظاهر می شود، بنابراین شما از کابوس صبر کردن برای پاسخ خودکار تعطیلات به منظور برنامه ریزی عملیات بعدی نجات خواهید یافت. مشتریانی که از Gmail به اکسچنج سوئیچ کرده اند، از دیدن این پیغام که یک ایمیل فوری ممکن است برای کسی ارسال شود که برای چند روز در دسترس نیست، لذت می برند.

11- نادیده گرفتن مکالمه ها

بعضی مکالمات باید نادیده گرفته شوند. چنین مکالماتی نتیجه ی نظارت شخص دیگر و یا نگرش "کسی که حرف آخر را می زند" هستند. اکسچنج راه بسیار ساده ای برای نادیده گرفتن چنین مکالماتی دارد. با یک کلیک ساده، تمام ایمیل های موجود و جدید این مکالمه به فولدر آیتم های پاک شده منتقل می شود، بنابراین موارد زائد برای تمرکز بیشتر شما بر وظایف مهم جاریتان حذف خواهد گردید. کاربران همچنین گزینه “Clean up” را می پسندند که در آن آخرین ایمیل مکالمه با تمام نظرات آن دست نخورده باقی می ماند، در حالیکه بقیه ایمیل ها به فولدر موارد حذف شده منتقل می شوند. تمام مکالمات منحصر بفرد مبهم نیز به منظور حصول اطمینان از اینکه تمام کامنت ها در یک جا در دسترس باشد، دست نخورده باقی می ماند. با Gmail، کاربران راهی برای بی صدا کردن مکالمات دارند، اما این قابلیت به سادگی قابل یافتن نیست و اگر گیرنده به قسمت "to" ایمیل اضافه گردد، کار نخواهد کرد.

12- به اشتراک گذاری و واگذار کردن تقویم ها

 دستیاران اداری که مسئول مدیریت تقویم های چندگانه هستند به ما می گویند که کار کردن با تقویم گوگل یکی از دردناک ترین تجربیاتشان بوده ست. با گوگل، آنها ادعا می کنند که دچار یک آشفتگی تقویمی می شدند که باید به آن رسیدگی می شد، که منجر به استفاده از تقویم های کاغذی می شود تا موارد مورد نیاز بررسی شوند! با تقویم گوگل، شما گزینه ای برای به اشتراک گذاری همه جزئیات تقویم، یا فقط برنامه آزاد/درگیر خواهید داشت. قابلیت به اشتراک گذاری آزاد/درگیر با موضوع رویداد را نخواهید داشت. به عبارتی فاقد کنترل سطح جزئیات به اشتراک گذاری می باشد. بعد از سوئیچ کردن از Gmail به اکسچنج، مشتریان کنترل بسیار بیشتری بر مدیریت تقویم ها خواهند داشت. برای مثال، کاربران می توانند تصمیم بگیرند که وضعیت آزاد/درگیر هر شخص را در کنار موضوع جلسه به اشتراک بگذارند. آنها همچنین می توانند به اشتراک گذاری تمام جزئیات درباره هر جلسه مانند موضوع، شرکت کنندگان، مکان و... را برگزینند. زمانی که تقویم واگذار گردد، دستیاران اداری می توانند به آسانی تقویم واگذار گردیده را در کنار تقویم خودشان در یک ویوی ساده بغل به بغل مدیریت نمایند و امکان تغییر تقویم اشتباه را به حداقل برسانند.

با گفتگو با مشتریان زیادی که از نرم افزارهای گوگل در طول سال گذشته سوئیچ نموده اند، می توانم با قاطعیت نتیجه بگیرم که همه افراد از اکسچنج به یک شکل استفاده نمی نمایند. بسته به نقش و سازمان هر فرد، آنها اکسچنج را به دلایل متفاوتی انتخاب کرده اند. نکته اصلی که اکسچنج به آنها می دهد توانایی استفاده از آن به شکلی است که در کارشان سازنده تر باشند، خواه یک دستیار اداری که به مدیر در موفقیت بیشتر کمک می کند یا یک مدیر ارشد که ایمیل هایی با اهمیت بالا ارسال می نماید. قدریت انتخاب و انعطاف پذیری چیزی است که آنها بیشتر در اکسچنج به دنبال آن هستند.

Loading