گردش کار در CRM مایکروسافت

crm

با توجه به استفاده رو به رشد از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مایکروسافت، در این پست به بررسی گردش کارها که یکی از امکانات عملیاتی و پرکاربرد در CRM مایکروسافت است می پردازیم، بسیاری از کاربران CRM فقط در خصوص وجود این امکان در سیستم شنیده اند و با کاربرد و روش ایجاد آن آشنایی ندارند.

همه ما با گردش کارها یا WorkFlow ها در سیستم های مختلف آشنایی داریم در اینجا سعی داریم معرفی مختصر و کاربردی از این امکان در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مایکروسافت داشته باشیم.

گردش کار چیست:

گردش کار یک فرآیند تجاری خودکار بدون رابط کاربری است، افراد عموما از گردش کارها به منظور آغاز خودکار فرآیندی استفاده می کنند که نیازی به دخالت کاربر ندارد.

هر فرآیند گردش کار به یک موجودیت مجزا در CRM تعلق دارد، در هنگام ایجاد یک گردش کار باید چهار پارامتر اولیه زیر را مشخص کنید:

  • زمان آغاز
  • نحوه اجرا به صورت یک گردش کار Real Time یا Background
  • عملی که باید توسط این گردش کار انجام شود
  • در چه شرایطی این گردش کار باید اقدام کند؟

نحوه سفارشی سازی فرآیند گردش کار!

شما می توانید در organization  مورد نظر خود در قسمت فرآیندها در solution پیش فرض با فعال کردن فیلتر روی فرآیندهای (Process) بر روی رده گردش کاری (workflow category) به گردش کار موجود دسترسی داشته (البته در صورتیکه تعداد سفارشی سازی های شما در این قسمت زیاد باشد) و از همین مکان نیز می توانید گردش کار جدید تعریف کنید.

 

توسعه دهندگان امکان ایجاد گردش کار با استفاده از امکانات Microsoft Dynamics CRM SDK را دارند از طرفی راهکارهایی که توسط شما نصب و خریداری شده باشند ممکن است دارای گردش کارهای متنوعی بوده باشند که در این قسمت قابل مشاهده است.

بررسی سفارشی سازی گردش کار: زمانیکه شما در این قسمت بر روی گزینه جدید کلیک می کنید می توانید گردش کاری جدیدی که شامل موارد زیر است را اجرا کنید:

  • نام گردش کار: نام گردش کارها نیاز نیست منحصر بفرد باشد ولی در صورت تعدد گردش کارها بهتر است نامی را انتخاب کنید که بیانگر عملکرد آن باشد.
  • رده بندی (category): در این فیلد شما مشخص می کنید که از گردش کار استفاده خواهید کرد.
  • موجودیت (ٍEntity): هر فرآیند گردش کاری باید مختص و منحصر به یک موجودیت در CRM مایکروسافت باشد، دقت داشته باشید که پس از ایجاد گردش کار این موجودیت قابل ویرایش و تغییر نیست.
  • اجرای این گردش کار در پس زمینه (Background): این گزینه زمانی نمایان می شود که شما در قسمت Category گزینه "گردش کار" را انتخاب کرده باشید، در این قسمت مشخص می کنیم که گردش کار شما Real time بوده و یا به صورت پس زمینه اجرا شود، گردش کارهای Real Time به صورت فوری اجرا می شوند در حالیکه گردش کارهای پس زمینه به صورت غیر همزمان اجرا خواهند شد، گردش کارهای پس زمینه در انتظار رخداد شرطی هستند که در حالت real time در دسترس نیست!

شما همچنین در اینجا امکان تعریف گردش کار را به صورت کامل از پایه دارید و یا می توانید از بین الگوهای موجود برای ساخت گردش کار استفاده کنید، در حالتیکه شما از الگوهای موجود در گردش کار استفاده می کنید باید الگوی مورد نظر خود را ا لیست انتحاب کنید.

در گام بعد پس از اینکه گردش کار مورد نظر خود را ساختید به قسمت Active as  خواهید رسید، اگر در اینجا گزینه process Template یا الگوی گردش کار را انتخاب کنید این گردش کار به عنوان یه الگوی جدید ذخیره و در آینده قابل استفاده است، زمانیکه شما تعداد زیادی گردش کارهای مشابه دارید استفاده از این امکان بسیار کاربردی است.

گزینه بعدی دسترسی اجرا یا Available to run است: که در آن شما باید مشخص کنید چه زمانی گردش کار باید اجرا شود، که شامل موارد زیر است:

  • اجرای این گردش کار در پس زمینه: این گزینه به صورت پیش فرض غیر فعال است و شما می توانید از منوی Action با انتخاب یکی از گزینه های Convert to a real-time workflow یا Convert to a background workflow آن را تغییر دهید.
  • فرآیند on-demand: این گزینه را زمانی انتخاب می کنید که می خواهید به کاربر مجوز دهید اجرای این گردش کار را از طریق run workflow command اجرا کند.
  • به عنوان گردش کار فرزند: این گزینه را زمانی انتخاب می کنید که می خواهید به گردش کار مجوز بدهید از طریق یک گردش کار دیگر قابل اجرا باشد.

 

وظیفه نگهداری گردش کار (workflow job retention):این قسمت مربوط به امکانی است که حذف گردش کار را بعد از تکمیل اجرای آن فراهم می  کند.

حذف خودکار وظیفه مربوط به گردش کار (با هدف ذخیره سازی فضا): با انتخاب این گزینه مشخص می کنید که مایل هستید پس از تکمیل وظیفه گردش کار به صورت خودکار حذف شود، البته در نظر داشته باشید که وظیفه گردش کار به صورت فوری حذف نمی شود ولی در اولین زمان ممکن در قالب یک پردازش دسته ای برای حذف آن اقدام خواهد شد.

حوزه اعمال(Scope): برای کاربر مالک موجودیت، موارد قابل انتخاب عبارت است از: organization، والد، واحد تجاری فرزند، واحد تجاری و یا کاربر. برای موجودیتی که مالک آن organization باشد تنها گزینه قابل انتخاب organization  است، لازم به یادآوری است که مقدار پیش فرض بر روی کاربر تعیین شده است، و باید پیش از فعالسازی گردش کار در خصوص تنظیم درست آن اقدام کنید.

زمان آغاز:

در این قسمت مشخص می کنید در چه زمانی گردش کار باید به صورت خودکار آغاز شود؟ شما می توانید یک گردش کار Real Time ایجاد کنید تا قبل از یک رخداد اجرا شود این یک امکان فوق العاده قوی است چون این توانایی را فراهم می کند که پیش از وقوع یک رخداد را متوقف کند.(سعی می کنیم در یک پست مجزا در خصوص گردش کارهای Real Time  توضیحات بیشتر ارائه کنیم.)

این گزینه ها شامل موارد زیر است:

  • ایجاد یک رکورد
  • تغییر در وضعیت یک رکورد
  • انتساب یک رکورد
  • تغییر در فیلدهای یک رکورد
  • حذف رکورد

نکته: در نظر داشته باشید که شرایط و اقداماتی که بر روی یک گردش کار تعریف شده است، به صورت مستقل از زمان اجرای گردش کار در نظر گرفته می شوند، به عنوان مثال اگر گردش کاری تعریف شده باشد که یک رکورد را به روز رسانی کند، گردش کار real time  قاعدتا تا زمان ایجاد رکورد عمل نخواهد کرد.

امکان Execute as: این گزینه زمانی فعال است که شما امکان "Run this workflow in the background" را از حالت انتخاب خارج کرده باشید.

فعالسازی گردش کار:

گردش کار را تنها زمانی می توانید ویرایش کنید که در حالت غیر فعال باشد، پیش از اینکه گردش کار به صورت دستی و یا بر اساس یک رخداد اجرا شود، باید فعال باشد.

گردش کار را تنها مالک آن و یا شخصی که دارای حقوق دسترسی "Act on behalf of another user" است مانند Administrator می تواند فعال یا غیر فعال کند.

اگر شما مالک یک گردش کار نیستید (همچنین دسترسی administrator  ندارید) و نیاز است آن را ویرایش کنید، ابتدا باید آن را غیر فعال کرده و به شما انتساب داده شود و سپس شما ویرایش مورد نظر را بر روی آن انجام دهید.

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS