چگونه پروجکت سرور ما را نجات داد؟

project

من مدیر پروژه یکی از شرکتهای بزرگ ساختمانی هستم که به دلیل مواردی که در این مقاله اشاره شده است نمی توانم نشانی از خود و شرکتم در این مستند ذکر کنم، (اگر ادامه متن رو بخونید دلیل محافظه کاری من رو بهتر متوجه خواهید شد)

در این تجربه میخوام از مواردی بنویسم که خیلی به من و شرکتم کمک کرد و امیدوارم این تجربه بتونه به شما هم کمک هرچند کوچک برای مدیریت بهتر و تصمیم گیری قاطع تر داشته باشه.
من 20 سال در حوزه مدیریت پروژه کار کردم در این بیست سال بنا به ذات کار ما زیاد از نرم افزار استفاده نمی کردم، و در نیمه اول عمر کاری خودم نیازی هم احساس نمی کردم، چون هم پروژه هایی که دستم بود خیلی زیاد نبود و هم پروژه های پیچیده ای نبود (علاوه بر اینکه من بسیار جوان و پر انرژی تر هم بودم)، ولی کم کم با رونق گرفتن کار و گسترش کار شرکت و نوع پروژهایی که در دستمون بود و همچنین بازار رقابتی که با توجه به شرایط نه چندان مطلوب اقتصادی ساخت و ساز داشت به وجود می آمد، ورق برگشت. تعداد پروژه هایی رو به شکست و خارج از سود ما در حال افزایش بود و هر چه سعی کردیم با جذب نیروی انسانی بیشتر و بهتر و افزایش رسانه های ارتباطی مشکلات رو کم کنیم، خیلی موثر نبود و بدتر از همه اینکه اعمال هر کدوم از این تغییرات و بررسی نتیجه اینکه آیا بهمون تونسته کمک کنه یا نه خودش باز یه داستانه دیگه بود و نیازمند وقت و هزینه جدا!

تا اینکه سرانجام وقتی به صورت خیلی اتفاقی یکی از دوستانم که از اروپا اومده بود و مدتی مهمون ما بود به من پیشنهاد استفاده از پروجکت سرور رو داد، من به شدت در موردش تحقیق کردم و با استفاده از چندین جلسه و دریافت مشاوره از افراد مختلف و دیدن دموهاش به سرعت به این نتیجه رسیدم استفاده از این زیر ساخت خیلی می تونه کمکمون بکنه!
نکته جالب این بود که با توجه به اینکه همه همکاران من و خود من MSP رو خیلی خوب می شناختیم و راحت ازش استفاده می کردیم، ولی در مورد پراجکت سرور چیز زیاد یا حتی اصلا چیزی نمی دونستیم.
وقتی از این بستر استفاده کردیم، کم کم مشکلاتمون کمتر شد و تونستیم نقاط ضعف رو به صورت شفاف در هر پروژه تشخیص بدم و قبل از اینکه این نقاط ضعف بتونه برامون دردسر ساز بشه، اصلاحشون کنم.
همینطور اون نیروهای اضافه ای رو که به دلیل نبود ابزار مناسب مجبور به استخدامشون بودیم رو تونستیم آزاد کنیم، تمام ابزارهای جانبی رو که با هزینه زیاد خریده بودیم مثل واکی تاکی با برد زیاد و تلفن همراه کاری برای همه کارمندهای درگیر و ... نیز حذف شد.

علاوه بر همه این موارد نیروهامون هم دیگه به علت سردرگمی زمانشون هدر نمی شد و به علت اینکه همه می تونستن وظایف خودشون و اولویتهاش رو ببینند حداکثر استفاده رو از زمانشون داشتند.
علاوه بر اینها تونستم افراد مفید رو هم که بیشترین حجم کارها رو انجام میدن و همچنین افرادی که کمتر از بقیه فعالیت مفید دارند رو هم بشناسم و بر اساس اون پاداش و کارانه به افراد پرداخت بشه و با ارائه دلایل مستند هیچکس هم نتونه ایرادی به این نوع برخورد داشته باشه.

یکی دیگر از مزایایی که تا زمان استفاده متوجهش نبودیم و فکر می کردیم در شرکت به صورت بهینه در حال استفاده است، مدیریت منابعمون بود مثل ماشین های ساختمانی، تجهیزات کارگاهی و فضای انبارها و...
وقتی که روی بستر مدیریت پروژه رفتیم تونستم بهترین حالت استفاده از این منابع رو در بیارم و منابع موجود رو با بالاترین راندمان مدیریت کنم و اتلاف منابع رو به حداقل برسونم، این بهینه سازی باعث شد پس از یک برآورد ساده بتونیم حساب کنیم مدیریت بهینه منابع مون تونست در طول یکسال بیشتر از 12% از هزینه های جاریمون رو حذف کنه، هنوز در حال محاسبه سایر منافع مالی مستقیمی که از این روش عایدمون شد هستیم ولی برآورد شخصی من حدود 25% بهینه گی در کل سیستم به صورت مستقیم است.

این همه خدمتی که سیستم مدیریت پروژه به من و شرکتم انجام داد من رو از طرفدارهای سرسخت خودش کرد تا جاییکه بیشتر تلاش کردم تا بتونم سایر امکاناتش رو هم بشناسم و در صورت نیاز از اونها هم استفاده کنم، یکی از این موارد که در نسخه 2013 ارائه شد یکپارچگی شیرپوینت و مدیریت پروژه بود که اگر فرصت بود در مقاله بعدی براتون خواهم گفت.

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS