آموزش شیرپوینت - مدیریت مستندات بر فراز ابرها

sharepoint

همانطور که قبلا نیز گفته شد تلاش می کنیم تا در مجموعه ای از مطالب به آموزش شیرپوینت و کاربردهای آن برای کسب و کارهای چابک بپردازیم. در این مطلب در مورد نحوه استفاده از هاست شیرپوینت فارسی در سرویس ابری اورست برای مدیریت مستندات و اشتراک اطلاعات بین اعضای شرکت می پردازیم. فرض کنید شما صاحب یک کسب و کار در حوزه خرید و فروش تجهیزات صنعتی هستید. شرکت شما دارای یک دفتر در مرکز شهر، یک انبار خارج از شهر و یک دفتر در حوالی گمرک می باشد.

ماهیت کار شما حکم می کند تا مرتبا اسناد و فایلهایی بین دفتر مرکزی، دفتر گمرک و انبار رد و بدل شود. این فایلها می تواند نقشه، مشخصات فنی، برگه حواله و ... باشد. راه حل معمولی که برای این صورت مساله به ذهن می رسد استفاده از ایمیل است. اما استفاده از ایمیل برای این کار مشکلاتی به همراه دارد، از جمله:

- عدم امکان پیوست فایلهای بزرگ

- مشخص نشدن تاریخچه تغییرات فایلها

- عدم کنترل روی میزان دسترسی افراد بر روی فایلها

- عدم اطمینان از اینکه افراد آخرین نسخه از فایل را استفاده می کنند

و ...

راه حل صحیح استفاده از قابلیت مدیریت مستندات و اشتراک فایلها در شیرپوینت است. با بهره گیری از شیرپوینت شما صاحب یک نرم افزار مدیریت مستندات می شوید که می توانید در آن کتابخانه فایل و پوشه های مختلف تعریف کنید. برای هر کتابخانه و پوشه و حتی فایل دسترسی مشخص کنید. و فایلهای خود را در این پوشه ها بارگذاری نمایید. در این صورت هر فرد به تناسب میزان دسترسی می تواند از آخرین نسخه فایلها استفاده کند.

سوالی که ممکن است برای شما بوجود آید این است که اگر فایلهای خود را در هاست شیرپوینت فارسی از سرویس ابری اورست بارگذاری کردید و در صورتی که دسترسی به اینترنت موقتا قطع شد چه باید کرد. راه حل رفع نگرانی شما استفاده از SharePoint Workspace است. با استفاده از این نرم افزار شما به فایلهای بارگذاری شده به صورت آفلاین نیز دسترسی دارید و حتی در زمان قطعی اینترنت می توانید فایلهای جدید به کتابخانه ها خود اضافه کنید و یا فایلهای موجود را تغییر دهید. سیستم به صورت خودکار بعد از وصل شدن اینترنت تغییرات را با سرور همگام سازی م�� کند.

برای دنبال کردن مطالب مرتبط با آموزش شیرپوینت دسته مطالب شیرپوینت فارسی را مطالعه کنید.

ارسال نظر

آخرین نظرات

Comment RSS