شیرپوینت چه کمکی به شرکت من می کند؟

یکی از اساسی ترین سوالاتی که در زمان بررسی پلانهای مختلف اورست با مشتریان ناآشنا با شیرپوینت مطرح می شود، این است که شیرپوینت چیست؟ و البته پاسخی که به دنبال آن هستند این است که شیرپوینت چه کمکی به من در شرکت و مدیریت آن می تواند بکند؟

در اینجا به دنبال مطرح کردن کاربردهایی از شیرپوینت هستیم که به سادگی می تواند مشکلات اساسی شرکت شما را حل کند! مانند:

1- من نمی توانم مستندات خود را در جایی امن قرار دهم، اکثر سازمانها از سیستم های فایل شیرینگ استفاده می کنند، در حالیکه این پاسخ تمام نیازهای آنها نیست. مثلا نمی توانند سطوح دسترسی را کامل تعرف کنند، از خارج سازمان به آن دسترسی وجود ندارد، داده های اضافه تر را نمی توان در مورد فایلها ذخیره کرد، امکان جستجو بسیار محدود است.

2- در حجم عظیمی از فرمهای کاغذی مرخصی، ماموریت، اضافه کار و ... گیر افتاده ایم و پایان هر ماه باید کلی زمان صرف مرتب کردن این فرمها کنیم، تازه اگر در این میان و در حین صدها کار دیگر فرم یک نفر از پرسنل گم یا فراموش شود چه اتفاقی خواهد افتاد؟ و چه برداشتهایی ممکن است رخ دهد و ...

3- برای اطلاع رسانی به پرسنل خود باید حتماً یا ایمیل زده شود، یا روی برد اعلانات مطلب چسبانده شود و یا به تک تک افراد اطلاع دهم، حال اگر ایمیل خوانده نشود، یا افراد سر سری از کنار برد بگذرند یا اعلامیه کنده شود و... چه اقدامی می توان کرد؟

4- می خواهم افرادم از خارج سازمان بتوانند به پورتال لاگین کرده و اطلاعات مورد نظر خود را مشاهده کنند.

5-بتوانم یک بستر داشته باشم که همه کارکنان پس از لاگین کردن به سیستم اطلاعات مورد نظر خود را یکجا مشاهده کنند: مثلا فیش حقوقی خود، اطلاعات زمان ورود و خروج خود و...

حال به نقطه اصلی می رسیم: چطور شیرپوینت می تواند برای مشکلات فوق راهکار ارائه دهد؟

1- راه کار اول استفاده از شیرپوینت به عنوان بستر مدیریت مستندات است، که شما می توانید داده ها و اسناد سازمانی خود (از هر نوعی) را بارگذاری کرده و از آن به عنوان بستر یکپارچه ای جهت مدیریت دسترس های کارکنان، نسخه بندی اسناد، امکان تایید و رد اسناد، قابلیت جستجوی کامل (هم بر روی متا داده های سند و هم روی خود محتوای اسناد آفیس و PDF) ,... برای مشاهده سایر امکانات می توانید از قسمت دمو درخواست دمو اقدام کنید.

2- راهکار جدید اورست، ارائه فرآیند ساز بر بستر ابری و بر روی هاست شیرپوینت است، به اینصورت که شما یکی از پلانهای شیرپوینتی مانند سهند و... را انتخاب می کنید و بر روی این پلان ماژول فرآیند ساز با تعدادی از فرآیندهای پرکاربرد مانند مرخصی و... برای شما قابل استفاده است (البته این یک پیش رونمایی از محصولات و خدمات ابری جدید اورست است، که برای اطلاع دقیق تر از ریز جزییات و زمان رونمایی می توانید عضو خبرنامه اورست شوید)

3- می توانید به راحتی از شیرپوینت به عنوان پورتال داخلی یا اینترنتی استفاده کنید و از یک تابلو اعلانات در آن بهره مند شوید که آخرین رویدادها را در آن مشاهده کند و یا حتی در صورت نیاز ارسال پیامک و ایمیل هم به صورت خودکار در صورت وقوع رخداد یا خبر جدید انجام شود.

4- افراد از خارج سازمان در پورتال اینترنتی می توانند لاگین کرده و از اطلاعاتی که مجوز دسترسی به آن دارند را استفاده کنند.

5- این بستر هم از طریق اینترنت و هم به صورت داخلی قابل استفاده است و می توان با ارتباط به سایر سیستمهای موجود در سازمان مانند حضور و غیاب، پرسنلی و... اطلاعات مورد نظر را دریافت و در کارتابل متمرکز شخص وارد شده نمایش داد.

Loading