نرم افزار CRM یکپارچه با مدیریت مستندات

در مطلبی با عنوان "نرم افزارهای یکپارچه در کلود اورست" در خصوص مزایای لینک بودن نرم افزارها توضیح دادیم و قرار گذاشتیم تا طی مطالبی به تشریح جزییات ارتباط بین نرم افزارهای سرویس کسب و کار آنلاین اورست بپردازیم. در این مطلب درباره یکپارچگی بین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مایکروسافت و نرم افزار مدیریت مستندات بر پایه شیرپوینت توضیح می دهیم.

چه لزومی دارد از نرم افزار مدیریت مستندات در کنار نرم افزار ارتباط با مشتری استفاده کنیم؟

اولین سوالی که پیش می آید این است که اصلا نیاز به وجود نرم افزار مدیریت مستندات در کنار CRM هست؟ مگر CRM مایکروسافت امکان پیوست فایل ندارد؟ وقتی می توانیم فایلها را در خود CRM پیوست کنیم چه نیازی به یک نرم افزار دیگر است؟ برای پاسخ به این سوال باید از دو زاویه به موضوع نگاه کرد. 

1- تشکیل مرکز اسناد: اگر ما یک دید استراتژیک برای ساختار نرم افزاری شرکت خود داشته باشیم. قطعا به یک مرکز اسناد که در آن همه مستندات و فایلهای مرتبط با مشتریان و پرسنل و پروژه ها و ... در یکجا گردآوری شده باشند، نیاز داریم. اگر با این ساختار موافق هستید، باید از اولین نرم افزاری که خریداری می کنید این استراتژی را دنبال کنید یعنی قراردادها و فایل های مرتبط با مشتریان را در سیستم مدیریت مستندات مرکزی خود ذخیره کنید و در سیستم CRM به آنها دسترسی داشته باشید.

2- سبک نگه داشتن CRM: اگر قرار باشد هر فایلی اعم از بروشورها، توافق نامه ها، پروپوزال ها، صورت جلسات، فیلم های بازدید و ...را در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری نگهداری کنیم. قطعا باعث می شویم تا اصطلاحا سیستم سنگین شود و چون نرم افزار CRM به صورت تخصصی برای نگه داری حجم زیاد فایل طراحی نشده است. این روش قطعا در عملکرد و کارایی سیستم در دراز مدت تاثیر منفی می گذارد. پس بهتر آن است که وظیفه مدیریت فایلها را بر عهده سیستم تخصصی این کار یعنی نرم افزار مدیریت مستندات بگذاریم و از یکپارچگی بین دو سیستم استفاده کنیم. و از محیط CRM هر زمان که اراده می کنیم به فایلهای مرتبط با یک مشتری دسترسی داشته باشیم.

 بیشتر...

نرم افزارهای یکپارچه در کلود اورست

به عنوان مدیر یک کسب و کار بارها از اینکه اطلاعات و گزارش های نرم افزارهای مختلف در باره یک موضوع با هم تناقض دارند دچار مشکل شده اید. به عنوان مثال واحد فروش میزان فروش سه ماهه را یک عدد اعلام می کند و واحد مالی عدد دیگری را گزارش می دهد. کدام صحیح است؟
این تنها یکی از مشکلاتی است که از عدم وجود یکپارچگی بین نرم افزارهای مختلف در مجموعه شما بوجود می آید.
دوباره کاری ها، افزایش خطای انسانی، دور زدن سیستم توسط برخی کاربران، عدد سازی در ارایه گزارشات و بسیاری دیگر معضلاتی است که از لینک نبودن بین نرم افزارها ایجاد می شود.
ما در سرویس آنلاین کسب و کار اورست هدف بزرگی را نشانه گرفته ایم. ما می خواهیم یک سیستم کاملا یکپارچه را برای همه فعالیتهای کسب و کار به صورت ابری و آنلاین در اختیار شما قرار دهیم.
رسیدن به این هدف قطعا نیاز به زمان دارد. اما از همین امروز بخشی از این رویای زیبا را محقق ساخته ایم و شما می توانید نرم افزار CRM حرفه ای مایکروسافت را به صورت یکپارچه با مدیریت مستندات شیرپوینت و سرویس ایمیل اکسچنج و سیستم تیکتینگ و سیستم مکاتبات اداری و فرآیندهای کاری در کلود اورست بهره برداری کنید.

در مطالب بعدی نحوه ارتباط بین نرم افزارهای فوق را در سرویس ابری اورست توضیح می دهیم. با عضویت در خبرنامه اورست با همراه شوید.

 

اتوماسیون اداری آنلاین - همه وقت همه جا

هر چه پیشتر می رویم و گجت های پیشرفته تری ساخته می شوند و دسترسی به شبکه اینترنت آسانتر، سریعتر و همه گیرتر می شود. مفهوم دفتر کار و شرکت به معنای سنتی آن کم رنگتر می شود. زمانی تا پای میز نبودیم امکان صحبت تلفنی با ما وجود نداشت. چون تلفنها فقط با سیم بودند و در حرکت و یا خارج از ساختمان شرکت امکان استفاده از آنها فراهم نبود. موبایلها آمدند و اکنون دیگر مهم نیست که کجا هستیم. همکاران و مشتریان به سادگی می توانند با ما تماس بگیرند.

اما علاوه بر تعاملات تلفنی، همکاران یک شرکت نیاز دارند که با یکدیگر به صورت مکتوب نیز ارتباط داشته باشند. برای یکدیگر نامه بفرستند و پاسخ آن را نیز مکتوب دریافت کنند. در حال حاضر هنوز بسیاری از شرکتها مخصوصا در ایران برای این نوع از ارتباطات یک نرم افزار سنتی اتوماسیون اداری را خریداری می کنند. با صرف هزینه های بسیار تجهیزات سرور و تیم پشتیبانی تامین می کنند و این نرم افزار را در شبکه داخلی خود به کار می گیرند. این حالت مانند استفاده از تلفن های با سیم است. زیرا که برای استفاده از آن باید در شرکت و پشت میز خودمان باشیم تا بتوانیم از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنیم. اما آیا این شیوه با ماهیت کسب و کارهای مدرن که در آن چابکی جزو لاینفک کار است، همخوانی دارد؟

بیشتر...

چگونه سکه بگیرم

هما هستم و خبر آوردم. سیستم جدیدی با نام "کیف پول" را به سایت اورست اضافه کرده ایم که همه کاربران اعم از دوستانی که به صورت رایگان عضو اورست می شوند و یا مشتریانی که افتخار میزبانی سرویس خریداری شده آنها را در اورست داریم. می توانند با انجام فعالیتهای مشخصی در سرویس ابری اورست سکه دریافت کنند. هر سکه معادل 500 تومان است و شما می توانید از این سکه ها برای خرید از اورست، شرکت در دوره های آموزشی، دریافت سی دی پشتیبان و ... استفاده کنید.

برای شروع اگر قبلا عضو اورست نشده اید، کافی است به به رایگان عضو اورست شوید. و بابت عضویت در اورست 5 سکه اول را دریافت کنید. در ادامه لیست فعالیتهایی که منجر به دریافت سکه می شود را توضیح می دهیم.

بیشتر...

اصلی ترین چالش ها برای مدیران شیرپوینت

بر اساس آمار منتشر شده توسط مایکروسافت، شیرپوینت محبوب ترین برنامه در نوع خود است و تا کنون بیش از 100 میلیون کاربر در سراسر جهان و در کسب و کارهای مختلف از شیرپوینت به صورت محلی و به صورت آنلاین استفاده می کنند. با این میزان از گستردگی استفاده از شیرپوینت توسط شرکت های مختلف بدیهی است که در حین استفاده از شیرپوینت، سوالاتی برای کاربران این برنامه ایجاد شود. اما بیشترین مساله برای کاربرانی که مسئولیت مدیریت شیرپوینت را در شرکت خود عهده دار هستند، چیست؟

بیشتر...