چطور می شود بدون اتوماسیون اداری کار کرد؟

how to work without office automation 

به منظور اینکه بدانیم دقیقا اتوماسیون اداری چگونه کار می کند در ابتدا باید بدانیم تعریف دقیق اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری تشکیل شده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری متنوعی است که به منظور ایجاد، ذخیره سازی، جمع آوری، دستکاری براساس نیازهای اطلاعاتی دفتری، با هدف مدیریت و ساده سازی انجام کارهای روزمره استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی، و مدیریت داده های تجاری الکترونیکی همگی مفاهیم پایه اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. اتوماسیون اداری به منظور بهینه سازی و خودکار سازی رویه های اداری استفاده می شود.

ستون فقرات اتوماسیون اداری را در سازمان LAN تشکیل می دهد، که به کاربران امکان انتقال اطلاعات، ایمیل و حتی صدا را از طریق آن امکان پذیر می سازد. تمام عملکردهای اداری شامل تایپ، دیکته کردن، تکمیل فرمهای اداری، کپی اسناد، فاکس، ثبت میکروفیلم ها، رکوردهای مدیریتی، تلفنها، عملیات سوییچینگ در شبکه تلفنی شرکت، همگی در این رده قرار می گیرند.

مزایای اتوماسیون اداری:

  • کمک به تکمیل و انجام خیلی از وظایف با سرعت بیشتر و بهتر
  • صرفه جویی در تعداد کارکنان سازمان
  • نیازمندی به فضای کمتر برای ذخیره سازی داده ها
  • امکان دسترسی همزمان به داده ها توسط کارکنان در سازمان و فراهم شدن امکان کار گروهی

تعریف بالا، در ویکی پدیا به منظور شفاف سازی معنی و کاربرد اتوماسیون اداری را طرح کردیم تا دید بهتری در این خصوص داشته باشیم، در ایران واژه "اتوماسیون اداری" صرفا به یک سری نرم افزار با قابلیت و کاربرد مشخص گفته می شود، و در بسیاری موارد اگر این نرم افزارها برخی ویژگی های جزیی را دارا نباشند از دید خیلی از کاربران شایسته نام اتوماسیون اداری نیستند.

این نکته سنجی و حساسیت احتمالا بیجا، متدولوژی تریز (Triz) رو در ذهن زنده میکند، به صورت خیلی خلاصه تریز بیان می کند که شما به جای اینکه روی ابزار متمرکز شوید، تمرکز اصلی خود را بر روی مشکل قرار دهید، به طور مثال اگر در منزل خود از سرما رنج می برید تمرکز خود را تنها بر روی خرید بخاری قرار ندهید، زیرا اینکار معمولا راه و محدوده انتخاب را بسیار محدود می کند و حل مساله را به سمتی می برد که خود خرید بخاری مشکل شما می شود، به جای گرم شدن منزل، در صورتیکه گرم شدن منزل اصل مساله است، و شما می توانید راههای دیگری را جایگزین خرید بخاری کنید، مانند پوشیدن لباسهای گرم تر، عایق کردن پنجره ها و ...، در خصوص اتوماسیون اداری هم هدف استفاده از راهکاری است که بازدهی کاری را افزایش دهد و هدف خرید صرفا یک نرم افزار مشخص نیست. نه تنها در اتوماسیون اداری بلکه عموما در همه سیستم های نرم افزاری هدف بازکردن مچ افراد کم کار، اثبات گناهکاری افراد، مشخص کردن مقصرو ...  نیست بلکه هدف اصلی هم افزایی است، لذا اگر مشکل شما اینگونه همکاران و کارکنان هستند به دنبال روش دیگری برای حل مشکل باشید، زیر قطعا همواره راهی برای توجیه و یا دور زدن هر قانون و یا سیستمی توسط هوش انسانی وجود دارد. اگر با این دید به اتوماسیون اداری بنگریم، باید معیارهای اصلی انتخاب خود را مجدد ارزش گذاری کنیم و احتمالا به این معیارها خواهیم رسید،

همانطور که در کشورهای توسعه یافته هدف استفاده از اتوماسیون اداری اینچنین است:

  • سادگی
  • سهولت استفاده
  • عدم نیاز به آموزش مکرر
  • راحتی فراگیری
  • گستردگی بازه کاربرد و عدم نیاز به استفاده از نرم افزارهای متنوع
  • پایداری سیستم و عدم لزوم به روز رسانی های مکرر
  • قابلیت اطمینان به سیستم در کار با داده های با حجم بالا و حفظ عملکرد در این شایط

لذا می توانیم بدون نیاز و اجبار به استفاده از ابزارهای پیچیده، سنگین، تو در تو و گیچ کننده ای که به واسطه عدم وجود علم مدیریت در شرکتهای برنامه نویس و درخواستهای متنوع کاربران در حال حاضر با آن درگیر هستند از یک سیستم جهانی با قابلیتهایی همچون:

  • آسانی محیط کاربری
  • آشنا بودن تقریبا تمام کاربران
  • کاربردی بودن به واسطه امکانات گسترده ای که در خود نرم افزار وجود دارد
  • پایداری و آزمون موفقیت آمیز آن در تمام دنیا برای هر کسب و کاری و با هر حجم داده ای
  • به روز رسانی های پی در پی و بسیاری موارد دیگر

اشاره کرد، برای آشنایی بیشتر با این قابلیتها و مشاهده محیط و .... با ما در تماس باشید و اطمینان داشته باشید بدون اتوماسیون اداری های رایج کنونی هم می شود، کار کرد و موفق بود.

لذا می تواند اینجنین جمع بندی کرد: اتوماسیون اداری را می توانید به راحتی با یک سرویس ایمیل به مانند اکسچنج هم جایگزین کرد، و اگر شما جزو فعالان  بخش خصوصی هستید که هزینه کرد شما باید هدفمند و بهینه بوده و به دنبال کارآیی هستید به جای توجه به جزییات غیر ضروری و اغلب دست و پاگیر ابزاری مانند ایمیل اکسچنج تمام نیازهای شرکت و یا سازمان را پوشش داده و به راحتی همانند کشورهای توسعه یافته می توانید استفاده از این بستر را برای کارآیی بیشتر و سریعتر و چالاک تر استفاده فرمایید.    

 

 

 

 

ارتقا نرم افزار اتوماسیون اداری به نسخه 2016

اتوماسیون اداری آنلاین 2016نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین در کلود اورست به نسخه 2016 ارتقا داده شد. این ارتقا برای تمامی مشتریانی که از نسخه قبلی سرویس اتوماسیون اداری آنلاین استفاده می کردند کاملا رایگان انجام شده است. و برای استفاده از نسخه 2016 فقط کافی است لاگین کنند. نسخه 2016 نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت کامل از ابتدا بازنویسی شده است و استفاده از آن بسیار دلنشین تر است. در ادامه به ذکر چند ویژگی مهم در نسخه 2016 می پردازیم:

استفاده از Word برای ایجاد نامه

در نسخه 2016 نرم افزار اتوماسیون اداری از خود نرم افزار Word برای ایجاد نامه استفاده می شود. بدین صورت که شما می توانید نرم افزار Word را اجرا کنید. سپس با کلیک روی آیکون اتوماسیون اداری که در Word نصب شده است. نوع نامه، قالب نامه و موضوع و تاریخ نامه را مشخص کنید و اقدام به ایجاد نامه نمایید. بعد از ایجاد نامه بدون اینکه نیازی به ذخیره فایل ورد باشد می توانید وارد اوتلوک شوید و آنرا به گردش درآورید. 

ایجاد نامه در اتوماسیون اداری پرنیان

امکان استفاده از Word آنلاین یا آفلاین یا هر دو 

برای ایجاد نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین شما می توانید از نرم افزار Word در محیط ویندوز استفاده کنید و یا آنکه از نسخه آنلاین ورد استفاده نمایید. هیچ تفاوتی ندارد. افزونه اتوماسیون اداری پرنیان هم روی نسخه آفلاین و هم روی نسخه آنلاین ورد نصب شده و کار می کند. 

این قابلیت باعث می شود که شما بتوانید از نسخه کاملا تحت وب یا نسخه ویندوز و یا ترکیب این دو استفاده نمایید. 

استفاده از Outlook بدون نیاز به نصب افزونه

در این نسخه از اتوماسیون اداری آنلاین افزونه اوتلوک از طریق سرور و روی اکسچنج نصب شده است و به صورت اتوماتیک در اوتلوک کاربران فعال می شود. بنابراین کاربران نیازی به نصب هیچ افزونه ای روی اوتلوک ندارند. 

برای آشنایی بهتر با نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین که بر پایه اوتلوک و Word طراحی شده است. لطفا درخواست دمو ثبت کنید.

قابلیت امضای نامه در ورد

مانند نسخه قبل اتوماسیون اداری این نسخه نیز به صورت کامل با اکتیو دایرکتوری یکپارچه است و کاربران اتوماسیون از اکتیو ایمپورت شده و به صورت خودکار به روز رسانی می شوند. در پورتال مکاتبات امکان تعریف امضا برای کاربران فراهم شده است. که شما می توانید تصویر امضای کاربران را بارگذاری کنید. هر کاربر در محیط Word نامه را امضا کند. تصویر امضای کاربر به صورت خودکار در انتهای نامه درج می شود. 

یکپارچه با ADFS

این نسخه از اتوماسیون اداری با احراز هویت ADFS یکپارچه شده است. یکپارچگی با ADFS دارای این مزیت است که کاربر نیازی به لاگین مجدد به اتوماسیون ندارد. و با لاگین به یکی از سرویس های شیرپوینت، سی آر ام یا اکسچنج به صورت خودکار در اتوماسیون اداری نیز لاگین است.

امکان قفل نامه

یکی دیگر از ویژگی های جالب نسخه 2016 اتوماسیون اداری قابلیت قفل نامه است، با این قابلیت کاربرانی که دسترسی دارند می توانند بعد از تکمیل نامه آنرا قفل کنند. با قفل نامه امکان تغییر در متن یا مشخصات نامه وجود ندارد.

 

نرم افزارهای یکپارچه در کلود اورست

everest

به عنوان مدیر یک کسب و کار بارها از اینکه اطلاعات و گزارش های نرم افزارهای مختلف در باره یک موضوع با هم تناقض دارند دچار مشکل شده اید. به عنوان مثال واحد فروش میزان فروش سه ماهه را یک عدد اعلام می کند و واحد مالی عدد دیگری را گزارش می دهد. کدام صحیح است؟
این تنها یکی از مشکلاتی است که از عدم وجود یکپارچگی بین نرم افزارهای مختلف در مجموعه شما بوجود می آید.
دوباره کاری ها، افزایش خطای انسانی، دور زدن سیستم توسط برخی کاربران، عدد سازی در ارایه گزارشات و بسیاری دیگر معضلاتی است که از لینک نبودن بین نرم افزارها ایجاد می شود.
ما در سرویس آنلاین کسب و کار اورست هدف بزرگی را نشانه گرفته ایم. ما می خواهیم یک سیستم کاملا یکپارچه را برای همه فعالیتهای کسب و کار به صورت ابری و آنلاین در اختیار شما قرار دهیم.
رسیدن به این هدف قطعا نیاز به زمان دارد. اما از همین امروز بخشی از این رویای زیبا را محقق ساخته ایم و شما می توانید نرم افزار CRM حرفه ای مایکروسافت را به صورت یکپارچه با مدیریت مستندات شیرپوینت و سرویس ایمیل اکسچنج و سیستم تیکتینگ و سیستم مکاتبات اداری و فرآیندهای کاری در کلود اورست بهره برداری کنید.

در مطالب بعدی نحوه ارتباط بین نرم افزارهای فوق را در سرویس ابری اورست توضیح می دهیم. با عضویت در خبرنامه اورست با همراه شوید.

 

 

آنچه دارم حفظ کنم یا داراییم را گسترش دهم!

crm

یکی از سوالهایی که همیشه زمانیکه برای مشتریان هنگام پرزنت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مایکروسافت باهاش روبرو میشیم تردید این دوستان در خریده که ریشه اون در اطمینان از میزان کارآیی این سیستم و در کل سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری است، سوال اصلی این دوستان این هست که:

آیا پولی که بابت خرید نرم افزار CRM و یاهزینه زمانی که نیروهای من بابت آموزش این نرم افزار صرف می کنند می تونه به مجموعه من برگرده؟

بیشتر...

 

اتوماسیون اداری آنلاین - همه وقت همه جا

owa

هر چه پیشتر می رویم و گجت های پیشرفته تری ساخته می شوند و دسترسی به شبکه اینترنت آسانتر، سریعتر و همه گیرتر می شود. مفهوم دفتر کار و شرکت به معنای سنتی آن کم رنگتر می شود. زمانی تا پای میز نبودیم امکان صحبت تلفنی با ما وجود نداشت. چون تلفنها فقط با سیم بودند و در حرکت و یا خارج از ساختمان شرکت امکان استفاده از آنها فراهم نبود. موبایلها آمدند و اکنون دیگر مهم نیست که کجا هستیم. همکاران و مشتریان به سادگی می توانند با ما تماس بگیرند.

اما علاوه بر تعاملات تلفنی، همکاران یک شرکت نیاز دارند که با یکدیگر به صورت مکتوب نیز ارتباط داشته باشند. برای یکدیگر نامه بفرستند و پاسخ آن را نیز مکتوب دریافت کنند. در حال حاضر هنوز بسیاری از شرکتها مخصوصا در ایران برای این نوع از ارتباطات یک نرم افزار سنتی اتوماسیون اداری را خریداری می کنند. با صرف هزینه های بسیار تجهیزات سرور و تیم پشتیبانی تامین می کنند و این نرم افزار را در شبکه داخلی خود به کار می گیرند. این حالت مانند استفاده از تلفن های با سیم است. زیرا که برای استفاده از آن باید در شرکت و پشت میز خودمان باشیم تا بتوانیم از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنیم. اما آیا این شیوه با ماهیت کسب و کارهای مدرن که در آن چابکی جزو لاینفک کار است، همخوانی دارد؟

بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS