مزایای حاصل از یکپارچگی نرم افزار CRM و ایمیل اکسچنج

crm

ا در سرویس ابری اورست در تلاش هستیم تا با ایجاد و تکمیل یکپارچگی بین نرم افزارهای مختلف تجربه لذت بخش و منحصر به فرد را برای مشتریان فراهم کنیم. در این مطلب در خصوص امکاناتی که از یکپارچگی بین نرم افزار CRM و سرویس ایمیل اکسچنج ایجاد می شود توضیح می دهیم.

دفترچه تلفن، لیست وظایف و قرار ملاقاتهای سی آر ام در اوتلوک

مایکروسافت اوتلوک یک نرم افزار شناخته شده و بسیار محبوب بین کاربرانی است که از ایمیل استفاده می کنند. به دلیل نبود سرویس ایمیل اکسچنج در ایران تا قبل از اورست، تقریبا همه کاربران از طریق پروتکل POP3 یا IMAP به سرور ایمیل سازمانی خود متصل می شده اند. اما اکنون شما می توانید ایمیل سازمانی خود را به سرویس اکسچنج اورست منتقل کنید و با اتصال بسیار ساده اوتلوک به اکسچنج یک سرویس ایمیل حرفه ای را تجربه کنید و از همه امکانات اوتلوک بهره مند شوید. علاوه بر اینها زمانی که شما از اوتلوک متصل به اکسچنج استفاده می کنید و سرویس CRM آنلاین اورست را نیز در اختیار دارید. می توانید از طریق قابلیت Server Side Sync لیست وظایف، اشخاص و قرار ملاقاتهایی را که در سی آر ام به شما انتساب داده شده است در اوتلوک مشاهده کنید. 

بیشتر...

 

ارتقا رایگان مایکروسافت CRM 2015 به CRM 2016

crm

در آخرین پست منتشر شده در سال 95 وعده داده بودیم که نرم افزار CRM 2015 آنلاین را به CRM 2016 ارتقا می دهیم. امروز شرایط این کار فراهم شده است. و مشتریان سرویس نرم افزار CRM 2015 در یک برنامه یک ماه به صورت رایگان به نسخه 2016 ارتقا داده می شوند. به مشتریان جدید نسخه 2016 نرم افزار CRM مایکروسافت ارایه می شود.

این ارتقا به گونه ای انجام می شود که تمام سفارشی سازی ها و افزونه ها و اطلاعات مشتریان بدون هیچ مشکلی در نسخه 2016 قابل استفاده می باشند. برای اینکه به سرعت در جریان تغییرات و اخبار سرویس ابری اورست قرار بگیرید کافی است عضو کانال تلگرام اورست شوید. 

 

 

آیا مشکلات یکپارچگی تنها با استفاده از ERP مرتفع می شوند؟!

crm

در ادامه پستهای قبلی در زمینه سیستم های یکپارچه که به صورت مفصل به آن پرداختیم! در این پست به جنبه ای دیگر از این سیستم ها با هدف بررسی یکپارچگی برای کسب و کارهای کوچک و متوسط می پردازیم!

در سالهای اخیر عنوان استفاده از سیستم های یکپارچه بسیار گسترش یافته و همه صاحبان کسب و کار فارغ از اندازه و زمینه کسب و کار به دنبال استفاده از راهکارهای یکپارچه هستند و کمتر نظری به این مهم دارند که این یکپارچگی برای شما واقعا یک نیاز است و یا صرفا یک عنوان زیبا و فریبنده؟ و نکته مهمتر اینکه تا چه حد یکپارچگی مورد نیاز است؟ به عنوان مثال شرکتی را در نظر بگیرید که سیستم مالی کارآمدی نداشته و با مشکلات زیادی در استفاده از این سیستم مواجه است، آیا برای این مجموعه وجود یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یکپارچه با مالی مورد نیاز است؟ 

بیشتر...

 

نرم افزار CRM یکپارچه با ایمیل اکسچنج

crm

در ادامه مطالب با موضوع کلی "یکپارچگی نرم افزارها در سرویس ابری اورست" به تشریح مزایای یکپارچه سازی نرم افزار CRM مایکروسافت و ایمیل سرور اکسچنج می پردازیم. در پلان بینالود اورست CRM و Exchange به صورت یکپارچه پیکربندی شده اند.

ارسال و دریافت ایمیل از طریق CRM

با یکپارچه شدن نرم افزار CRM و ایمیل اکسچنج شما می توانید از محیط کاربری سی آر ام برای مشتریان خود ایمیل ارسال کنید. این ایمیلها به صورت خودکار در پرونده مشتری آرشیو می شوند. به عنوان مثال شما می توانید یکی از بروشورهای محصولات خود را که در بخش ادبیات فروش سی آر ام نگهداری می کنید فقط با یک کلیک برای مشتری ایمیل کنید و این اقدام در سوابق مشتری نگهداری می شود. و یا شما می توانید یک پیشنهاد را که برای یک فرصت تجاری مشخص تهیه کرده اید در ارتباط با همان فرصت تجاری برای مشتری ایمیل کنید. این ایمیل و پیوستهای آن در سوابق فرصت تجاری و در نتیجه در سوابق مشتری نگهداری می شود.

علاوه بر این در صورتی که مشتری ایمیل ارسالی شما را پاسخ دهد، به صورت خودکار به سوابق مشتری اضافه می شود و شما می توانید در نرم افزار ارتباط با مشتری مایکروسافت به آن پاسخ دسترسی داشته باشید.

کار با نرم افزار CRM در محیط Outlook مایکروسافت

نرم افزار CRM مایکروسافت افزونه ای دارد برای اوتلوک، با نصب این افزونه روی outlook متصل به اکسچنج، شما می توانید تقریبا به تمام امکانات CRM در محیط اوتلوک دسترسی داشته باشید. علاوه بر آن می توانید وظایف، قرار ملاقاتها و یا ایمیلهایی را به پرونده مشتریان یا فرصت تجاری و ... منتسب (Track) کنید. که تاثیر فعالیتهای شما در اوتلوک در نرم افزار CRM نیز مشاهده می شود.

ارسال ایمیل در گردش کارهای CRM

شما می توانید قالب های ایمیل در CRM تعریف کنید و در گردش کارها بخش های داینامیک قالب ایمیل را با فیلدهای رکورد مورد نظر(مثلا مشتری، فاکتور و ...) پر کنید و ایمیل را به صورت خودکار ارسال کنید.

 

نرم افزار CRM یکپارچه با مدیریت مستندات

crm

در مطلبی با عنوان "نرم افزارهای یکپارچه در کلود اورست" در خصوص مزایای لینک بودن نرم افزارها توضیح دادیم و قرار گذاشتیم تا طی مطالبی به تشریح جزییات ارتباط بین نرم افزارهای سرویس کسب و کار آنلاین اورست بپردازیم. در این مطلب درباره یکپارچگی بین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مایکروسافت و نرم افزار مدیریت مستندات بر پایه شیرپوینت توضیح می دهیم.

چه لزومی دارد از نرم افزار مدیریت مستندات در کنار نرم افزار ارتباط با مشتری استفاده کنیم؟

اولین سوالی که پیش می آید این است که اصلا نیاز به وجود نرم افزار مدیریت مستندات در کنار CRM هست؟ مگر CRM مایکروسافت امکان پیوست فایل ندارد؟ وقتی می توانیم فایلها را در خود CRM پیوست کنیم چه نیازی به یک نرم افزار دیگر است؟ برای پاسخ به این سوال باید از دو زاویه به موضوع نگاه کرد. 

1- تشکیل مرکز اسناد: اگر ما یک دید استراتژیک برای ساختار نرم افزاری شرکت خود داشته باشیم. قطعا به یک مرکز اسناد که در آن همه مستندات و فایلهای مرتبط با مشتریان و پرسنل و پروژه ها و ... در یکجا گردآوری شده باشند، نیاز داریم. اگر با این ساختار موافق هستید، باید از اولین نرم افزاری که خریداری می کنید این استراتژی را دنبال کنید یعنی قراردادها و فایل های مرتبط با مشتریان را در سیستم مدیریت مستندات مرکزی خود ذخیره کنید و در سیستم CRM به آنها دسترسی داشته باشید.

2- سبک نگه داشتن CRM: اگر قرار باشد هر فایلی اعم از بروشورها، توافق نامه ها، پروپوزال ها، صورت جلسات، فیلم های بازدید و ...را در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری نگهداری کنیم. قطعا باعث می شویم تا اصطلاحا سیستم سنگین شود و چون نرم افزار CRM به صورت تخصصی برای نگه داری حجم زیاد فایل طراحی نشده است. این روش قطعا در عملکرد و کارایی سیستم در دراز مدت تاثیر منفی می گذارد. پس بهتر آن است که وظیفه مدیریت فایلها را بر عهده سیستم تخصصی این کار یعنی نرم افزار مدیریت مستندات بگذاریم و از یکپارچگی بین دو سیستم استفاده کنیم. و از محیط CRM هر زمان که اراده می کنیم به فایلهای مرتبط با یک مشتری دسترسی داشته باشیم.

 بیشتر...

 

اورست بهتر می شود - قابلیتهای نسخه دوم افزونه کالر آی دی

crm

تا کنون در دو مطلب با عناوین "کالر آی دی برای نرم افزار CRM" و "قابلیتهای جدید افزونه Caller ID" در خصوص قابلیتهای افزونه Caller ID نرم افزار CRM مایکروسافت توضیح داده ایم. با انتشار نسخه جدید این افزونه و از آنجا که شیوه کار این افزونه بسیار جذاب و منحصر به فرد است و بعد از گذشت نزدیک به یکسال از انتشار آن هنوز مایه شگفتی و تعجب مشتریان عزیز می شود. تصمیم گرفتیم در این مطلب ضمن معرفی قابلیتهای بسیاری که به نسخه جدید افزونه کالر آی CRM اضافه شده است درباره نحوه استفاده از آن نیز توضیحاتی را ارایه کنیم.

شیوه کار Caller ID در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مایکروسافت در سرویس ابری اورست

فرض می کنیم سیستم تلفنی شرکت شما یا VOIP است و یا از سانترال های پاناسونیک استفاده می کنید. و نرم افزار CRM را در سرویس ابری اورست استفاده می کنید. حال برای استفاده از افزونه کالر آی دی کافی است در اطلاعات کاربران در نرم افزار CRM آنلاین شماره داخلی آنها را وارد کنید. یک سرویس نیز فقط روی سرور محلی شما نیز قرار می گیرد که وظیفه برقراری ارتباط بین سیستم تلفن شما و سی آر ام را بر عهده دارد. نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزار یا انجام تنظیماتی روی کامپیوترهای کاربران نمی باشد.

زمانی که یک مشتری با شرکت تماس می گیرد. سرویس محلی شماره تماس مشتری را به همراه داخلی گرفته شده به سرور CRM ارسال می کند و دیالوگ نمایش اطلاعات مشتری قبل از برداشتن گوشی برای کاربر نمایش داده می شود. در این دیالوگ علاوه بر نمایش اطلاعات مشتری امکانات زیادی وجود دارد که در ادامه توضیح می دهیم.

 بیشتر...

 

اورست بهتر می شود - نسخه دوم افزونه پیامک نرم افزار CRM

crm

چند ماه پیش در مطلبی در خصوص اینکه افزونه پیامک در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری چیست و چه کاربردهایی دارد توضیح دادیم. امروز و با انتشار نسخه دوم از افزونه پیامک به شرح قابلیتهای این نسخه و کاربردهای جدید آن می پردازیم. و خبر خوب اینکه تمام مشتریانی که از افزونه پیامک در نرم افزار CRM در سرویس ابری اورست استفاده می کنند می توانند افزونه خود را به رایگان به نسخه جدید ارتقا دهند. کافی است یک تیکت برای واحد پشتیبانی اورست ارسال کنند.

همانطور که قبلا گفتیم با نصب افزونه پیامک فعالیت جدیدی به نام "پیامک" به نرم افزار ارتباط با مشتری مایکروسافت اضافه می شود. که هم امکان ارسال پیامک موردی و هم امکان ارسال پیامک انبوه را فراهم می کند. در نسخه دوم افزونه پیامک امکان ارسال پیامک زمانبندی شده فراهم شده است. با استفاده از این قابلیت شما می توانید پیامکی را برای تاریخ و ساعت مشخصی تنظیم کنید تا در همان زمان ارسال شود. از این قابلیت در طراح گر��ش کارهایی که پیامک ارسال می کنند استفاده می شود. به عنوان مثال فرض کنید که در سیستم سی آر ام جلسه ثبت می کنید و می خواهید که چند ساعت مانده به شروع جلسه برای شرکت کنندگان پیامک یادآوری ارسال شود. با استفاده از قابلیت زمانبندی در نسخه جدید پیامک این امکان فراهم می شود.

قابلیت دیگری که به نسخه جدید افزونه پیامک CRM اضافه شده است امکان ارسال پیامک همزمان به چند نفر است. که در قالب رونوشت ارسال می شود. فرض کنید که می خواهید به یک مشتری اطلاع دهید که پیش فاکتور را برایش فاکس کرده اید. و البته همزمان می خواهید حسابدار خودتان را نیز از این موضوع مطلع کنید. با استفاده از این قابلیت به راحتی این امکان فراهم می شود.

پیامک در نرم افزار ارتباط با مشتری مایکروسافت یک فعالیت در نظر گرفته می شود. و زمانی که شما یک پیامک ارسال می کنید بعدا باید آن را کامل کنید تا از لیست کارها حذف شود. در نسخه جدید این کار به صورت خودکار انجام می شود. و زمانی که پیامک با موفقیت تحویل سامانه ارسال پیامک می شود به صورت خودکار فعالیت پیامک بسته می شود.

در نسخه جدید برخی مشکلات حل و سرعت افزونه نیز بهبود داده شده است. امیدواریم از استفاده از نسخه جدید لذت ببرید.

 

گنج های پنهان - SLA در نرم افزار CRM مایکروسافت قسمت آخر

crm

در ادامه داستان گنج های پنهان در نرم افزار CRM مایکروسافت، در آخرین نقشه گنج به دنبال تعریف SLA بودیم، که قسمت اول آن را خواندید در این پست قسمت دوم و پایانی SLA در نرم افزار سی آر ام مایکروسافت برای شما آماده شده است.

نرم افزار CRM مایکروسافت امکان مدیریت شما بر روی فعالیتهای فروش، فعالیتهای خدماتی و بازاریابی را فراهم می کند، در این پست تمرکز اصلی بر روی فعالیتهای خدماتی یا همان Service Activity در سی آر ام مایکروسافت با هدف استفاده و معرفی SLA در آن هستیم.

SLA همانطور که در پست قبلی به آن اشاره شد مشخص کننده سطح خدماتی است که به مشتری ارائه می شود، سطح خدمات قابل ارائه به فاکتورهایی بستگی دارد که در ادامه آن را بررسی خواهیم می کنیم، ولی باید توجه داشته باشیم که سطح خدمات تنها به این موارد وابسته نیست و باید مشخص کنیم:

بیشتر...

 

گنج های پنهان - SLA در نرم افزار CRM مایکروسافت قسمت اول

crm

همانطور که در پستهای قبلی هم به آن آشاره شد، طی چند هفته جاری تعدادی از گنج های پنهان نرم افزار CRM مایکروسافت را در ادامه نقشه های گنج قبلی که مربوط به صف ها در CRM بود، سومین گنج با عنوان SLA در CRM را بررسی می کنیم.

(SLA (Service Level Agreemnet چیست؟

همانطور که از اسمش نیز پیداست به سطحی از خدمات گفته می شود که سازمان شما توافق کرده است بر مبنی آن به یک یا چند مشتری خاص خدمات مشخص شده ای ارائه دهد، بر طبق نوع توافق اقدام به تعریف معیارها یا KPI هایی (Key Indicator Factor) می شود که مطابق با آن میزان مطلوبیت سرویس ارائه شده قابل سنجش است، KPI ها امکان دریافت هشدارهای زمانی را در زمینه ارائه پشتیبانی انجام شده برای شما فراهم می کنند.

زمانیه که شما یک بیانیه (Entitlement) را به یک case در نرم افزار ارتباط با مشتری مایکروسافت اضافه می کنید، SLA معادل آن نیز به کیس افزوده خواهد شد، در نسخه های قبل از CRM 2016 SP1، ارائه SLA فقط بر روی Case میسر بود، ولی در نسخه های جدیدتر با داشتن سطح دسترسی مدیر (Administrator) و یا سفارشی ساز سیستم (System customizer) می توان بر روی موجودیتهای زیر SLA تعریف کرد: اشخاص، مشتریان، سفارش، پیش فاکتور، فاکتور، فرصت تجاری، سرنخ و سایر موجودیتها از نوع فعالیت مانند: Email، تلفن و... همچنین می توان SLA را بر روی موجودیت سفارشی نیز ایجاد و فعال کرد.

برای آشنایی بیشتر با SLA سناریوی زیر را در نظر بگیرید: شما در شرکت دو نوع SLA برای مشتریان خود تعریف کرده اید: standard و premium هر کیس مشتری نیز دارای دو سطح اولیت مهم و عادی است در اینصورت توقع دارید:

بیشتر...

 

گنج های پنهان - صف ها در نرم افزار CRM مایکروسافت

crm

قرار است طی چند هفته تعدادی از گنج های پنهان نرم افزار CRM مایکروسافت را آشکار کنیم. اولین نقشه گنج مربوط به "حقوق دسترسی در نرم افزار CRM" که پیشنهاد می کنم حتما آن را مطالعه کنید. دومین گنج را با عنوان صف در نرم افزار CRM توصیف می کنیم. 

صف چیست؟

زمانی که از نرم افزار CRM مایکروسافت استفاده می کنید، صف ابزاری برای سازماندهی، اولویت بندی، و نظارت بر پیشرفت کارهای شماست، صف ها یک محل مرکزی برای مدیریت کارها هستند و به شما در پردازش موارد گزارش شده (Case) ، پاسخگویی به تماسهای مرکز خدمات مشتریان و یا ارسال اطلاعات محصول برای مشتریان آینده کمک می کنند. از نگاه برنامه نویسی یک صف مجموعه ای از آیتمها است. و آیتم صف محلی برای یک رکورد اطلاعاتی از یکی از موجودیتهای CRM است، موجودیتهای مانند وظایف، ایمیل، و یا case

موارد مرتبط با صف ها در Dynamics CRM

- تمام موجودیتهای سفارشی نیز می توانند برای صف ها فعال شوند.

- صف ها ممکن است عمومی یا خصوصی باشند. آیتم های صف های خصوصی فقط برای اعضای آن صف قابل مشاهده است.

- با اضافه شدن هر کاربر جدید یا تیم جدید یک صف خصوصی به صورت خودکار ایجاد می شود.

- یک صف می تواند شامل چندین نوع موجودیت مختلف مانند وظیفه، ایمیل و case باشد.

- صفها اطلاعاتی در مورد کاربری که روی یک آیتم صف کار می کند نگهداری میکنند. این ویژگی به مدیریت بهتر منابع و جلوگیری از اجرای کار توسط چند نفر کمک می کند.

- صف ها را می توان برای گردش کارها و ممیزی استفاده کرد. این قابلیت برای بهبود بهره وری و ردیابی تغییرات موجودیتها برای تحلیل ها و گزارشات بعدی کمک می کند.

بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS