ایمیل سازمانی حرفه ای با اکسچنج سرور

exchange

علیرغم آمدن اپلیکشن های پیام رسان مختلف نظیر واتس اپ، تلگرام ، مسنجر فیس بوک و ... هنوز هم ایمیل یکی از شناخته شده ترین و پر کاربردترین روشهای تعامل بین افراد در فضای اینترنت و مخصوصا بین شرکتهاست. زیرا که هنوز ایمیل تنها روش تعاملی است که لازم نیست فرستنده و گیرنده از یک نرم افزار یکسان استفاده کنند. از طرف دیگر به دلیل آنکه ایمیل روی دامنه رسمی شرکت ها ارایه می شود برای دریافت کننده و ارسال کننده حکم نامه رسمی را دارد. تا قبل از راه اندازی سرویس ایمیل اکسچنج در کلود اورست هیچ سرویس دهنده ایمیل حرفه ای که روی دامنه اختصاصی شرکتها سرویس ایمیل ارایه کند در ایران وجود نداشت. و تقریبا همه شرکتها یا از همان ایمیل سرور رایگانی که همراه با هاست و دامنه در اختیارشان گذاشته می شد استفاده می کردند و یا خودشان راسا اقدام به راه اندازی سرویس ایمیل می کردند، البته تعداد محدودی نیز از سرویس دهندگان حرفه ای در دنیا خدمات می گرفتند. اما چرا داشتن یک ایمیل سازمانی حرفه ای و با کیفیت الزامی است؟ 

بیشتر...

 

ایجاد وظیفه خودکار با استفاده از گردش کار در CRM مایکروسافت

crm

یکی از پرکاربردترین اجزاء CRM  مایکروسافت استفاده از امکان تعریف گردش کار که در پستهای قبلی به صورت مفصل بحث شد، در این پست به عنوان نمونه امکان ایجاد گردش کاری که به ایجاد یک وظیفه جدید برای مشتری با استفاده از یک شرط خاص خواهد کرد، می پردازیم، در نظر داشته باشید با توجه به یکپارچگی موجود بین CRM و سرویس ایمیل اکسچنج مایکروسافت و یا سرویس ارسال پیامک شما می توانید با تغییرات جزیی در گردش کار مطرح شده به صورت خودکار به ارسال ایمیل و یا پیامک هم اقدام کنید.

 

بیشتر...

 

نرم افزار CRM یکپارچه با ایمیل اکسچنج

crm

در ادامه مطالب با موضوع کلی "یکپارچگی نرم افزارها در سرویس ابری اورست" به تشریح مزایای یکپارچه سازی نرم افزار CRM مایکروسافت و ایمیل سرور اکسچنج می پردازیم. در پلان بینالود اورست CRM و Exchange به صورت یکپارچه پیکربندی شده اند.

ارسال و دریافت ایمیل از طریق CRM

با یکپارچه شدن نرم افزار CRM و ایمیل اکسچنج شما می توانید از محیط کاربری سی آر ام برای مشتریان خود ایمیل ارسال کنید. این ایمیلها به صورت خودکار در پرونده مشتری آرشیو می شوند. به عنوان مثال شما می توانید یکی از بروشورهای محصولات خود را که در بخش ادبیات فروش سی آر ام نگهداری می کنید فقط با یک کلیک برای مشتری ایمیل کنید و این اقدام در سوابق مشتری نگهداری می شود. و یا شما می توانید یک پیشنهاد را که برای یک فرصت تجاری مشخص تهیه کرده اید در ارتباط با همان فرصت تجاری برای مشتری ایمیل کنید. این ایمیل و پیوستهای آن در سوابق فرصت تجاری و در نتیجه در سوابق مشتری نگهداری می شود.

علاوه بر این در صورتی که مشتری ایمیل ارسالی شما را پاسخ دهد، به صورت خودکار به سوابق مشتری اضافه می شود و شما می توانید در نرم افزار ارتباط با مشتری مایکروسافت به آن پاسخ دسترسی داشته باشید.

کار با نرم افزار CRM در محیط Outlook مایکروسافت

نرم افزار CRM مایکروسافت افزونه ای دارد برای اوتلوک، با نصب این افزونه روی outlook متصل به اکسچنج، شما می توانید تقریبا به تمام امکانات CRM در محیط اوتلوک دسترسی داشته باشید. علاوه بر آن می توانید وظایف، قرار ملاقاتها و یا ایمیلهایی را به پرونده مشتریان یا فرصت تجاری و ... منتسب (Track) کنید. که تاثیر فعالیتهای شما در اوتلوک در نرم افزار CRM نیز مشاهده می شود.

ارسال ایمیل در گردش کارهای CRM

شما می توانید قالب های ایمیل در CRM تعریف کنید و در گردش کارها بخش های داینامیک قالب ایمیل را با فیلدهای رکورد مورد نظر(مثلا مشتری، فاکتور و ...) پر کنید و ایمیل را به صورت خودکار ارسال کنید.

 

آنتی اسپم و آنتی ویروس یکپارچه با میل سرور اکسچنج

exchange

هما هستم. و امروز با یک خبر خیلی خوب برگشتم. همه صاحبین مشاغل و مدیران کسب و کار دوست دارند که مکاتبات ایمیلی با مشتریان و مخاطبین شان را از طریق ایمیلهایی با دامنه کسب و کار خودشان انجام دهند. مثلا اگر دامنه کسب و کار شما parnian.com است. هم به لحاظ برند کسب و کار و هم به لحاظ امنیتی بهتر است که مکاتبات ایمیلی خود را از طریق ایمیلهای همین دامنه به عنوان مثال info@parnian.com انجام دهید. اما چرا برخی مدیران همچنان ترجیح می دهند از میل سرورهای عمومی مانند جیمیل، یاهو و ...استفاده کنند؟ من در ادامه مشکلاتی که حاصل اشتراک نظرات تعداد زیادی از مدیران کسب و کارهاست را ذکر می کنم و راه حل اورست نیز در ادامه آن می گویم.

روزانه کلی ایمیل اسپم دریافت می کنیم

یکی از مزایای اصلی سرویس دهنده های عمومی ایمیل مانند جیمیل این است که الگوریتم های آنتی اسپم خوبی دارند و ایمیلهای واقعی شما بین دهها و بعضا صدها ایمیل اسپم گم نمی شود. اما ایمیل سرورهای سازمانی معمولا امکانات آنتی اسپم ضعیفی دارند و حجم زیاید ایمیل اسپم علاوه بر ایجاد شلوغی در میل باکس باعث پر شدن زود هنگام میل باکس نیز می شوند.

برای هاست ایمیل سرور اکسچنج اورست اخیرا ابزار آنتی اسپم قدرتمندی به صورت کاملا یکپارچه با اکسچنج نصب و راه اندازی شده است که بررسی های ما نشان می دهد بیش از 95 درصد ایمیلهای اسپم را شناسایی می کند و آنها را تگ [spam] مشخص کرده و به صورت خودکار آنها را به پوشه "ایمیل های ناخواسته" هدایت می کند. لذا شما بدون هیچ نگرانی و به آسانی می توانید ایمیلهای واقعی خود را دریافت کنید.

بارها پیش آمده که ایمیل های ویروسی اشتباها توسط همکارانم باز شده اند و کلی مشکلات ایجاد کرده اند

یکی دیگر از مشکلات ایمیل سرورهای سازمانی عدم شناسایی ایمیل های ویروسی است. که اگر کاربر اشتباها فایل پیوست ایمیل را باز کند ممکن است مشکلات جبران ناپذیری برای شرکتش ایجاد شود. یکی از دوستان قدیمی ما اخیرا با مشکل مشابهی برخورد کرده بود که منشی اشتباها یک ایمیل ویروسی را باز کرده بود و چون آنتی ویروس محلی هم آپدیت نبوده ویروس شناسایی نشده بود و ویروس تمام فایلهای روی سیستم منشی و شبکه را رمزگذاری کرده بود. در نهایت این دوست ما نیز تصمیم گرفت از سرویس ایمیل اورست استفاده کند تا دچار مشکلات مشابهی در آینده نشود.

اما راه حل. ما در سرویس ایمیل اکسچنج اورست همراه با ابزار آنتی اسپم از یکی از معروفترین آنتی ویروس های دنیا که به صورت یکپارچه با اکسچنج پیکربندی شده است استفاده می کنیم. تمام ایمیلها در زمان انتقال از سرور اکسچنج بررسی می شوند و در صورتی که ویروسی باشند به طور کل حذف می شوند و اگر مشکوک به ویروس باشند با تگ مشخصی علامت گذاری می شوند.

 

 

یکپارچگی مفهوم یا کاربرد؟

everest

در دنیای کنونی با پیشرفت نیازمندیهای گوناگون سازمان نرم افزارهای مختلف نیز به صورت صعودی در حال رشد هستند، از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) گرفته تا فرآیندسازها، سیستم های مدیریت پروژه و در نسخه های جدیدتر سیستم های ابری همچون اورست، آفیس 365 مایکروسافت و...

این ابزارها هر یک وظیفه برآورده کردن بخشی از نیازهای سازمان را بر عهده دارند، به عنوان مثال سیستم مدیریت مکاتبات برای ارسال نامه ها، سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان برای ثبت و تعامل مشتریان، فرآیند ساز برای مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی همچون: درخواست مرخصی، اضافه کار و مواردی همچون درخواست کالا از انبار. حال نکته کلیدی ارتباط این نرم افزارهای با یکدیگر است تا کارشناس سازمان شما را برای انجام کارهای روزانه خود به روشی کاربردی کمک کند، به عنوان مثال تصور کنید کارشناس فروش شما پس از ثبت مشتری و درخواست وی، می خواهد برای او یک ایمیل اطلاع رسانی ارسال کند و یا پیامکی در خصوص موجود شدن کالای درخواستی وی ارسال کند، در حالیکه برای اینکار باید ابتدا مشخصات مشتری را از CRM دریافت کند و سپس ایمیل خود را در هر بستری (Outlook یا OWA) باز کرده، مشخصات مشتری و درخواستها را کپی کرده و سپس کالای مدنظر را یافته و در نهایت اطلاع رسانی انجام شود، حال در نظر بگیرید در این بین یک مشتری دیگر هم تماس گرفته، یک همکار نیز تلفنی سوالی بپرسد، پس از باز کردن پنل ایمیل های دریافتی نیز توجه وی را به خود جلب کند، آیا واقعا می توان از این کارشناس توقع داشت که بتواند ایمیل مورد نظر را درست و به موقع و بدون کاستی ارسال کند؟

بیشتر...

 

چرا هاست اکسچنج؟(قسمت دوم)

exchange

در ادامه پست قبلی چرا هاست اکسچنج(قسمت اول)

  • بهترین کاندیداها برای استفاده از هاست اکسچنج چه شرکتهایی هستند؟

دید عمومی نسبت به هاست اکسچنج کاربرد آن در کسب و کارهای کوچک است، در حالیکه اکسچنج درون سازمانی برای سازمانهای بزرگ مناسب تر است، مدت زمان زیادی از زمانیکه شرکتهای پیشرو تصمیم به استفاده از خدمات ابری و هاست اکسچنج گرفته اند نمی گذرد، ولی در همین مدت کوتاه نیز مزایای آن را به صورت شفاف دیده و در حال بهره گیری از آن هستند.

  • دست آورد استفاده از هاست اکسچنج برای واحد فناوری اطلاعات (با استفاده از هاست اکسچنج چه مزایایی را می توان انتظار داشت؟)

چرا باید سازمان شما مهاجرت به هاست اکسچنج را تجربه کرده و در برنامه توسعه خود قرار دهد؟ دلایل مستحکم و متنوعی برای این انتخاب می توان ارائه داد، از جمله تمرکز بر روی هزینه مستقیم و غیر مستقیم، امنیت و سایر مواردی که در ادامه مطلب در مورد آن بحث خواهد شد.

کاهش هزینه ها

بیشتر...

 

چرا هاست اکسچنج؟ (قسمت اول)

exchange

اهمیت استفاده از بستر ایمیل و انجام تعاملات سازمانی تا جایی در سازمان دارای اهمیت شده است که اولویت آن را هم ارز با نیروی برق برای کار سازمان می دانند، به عنوان مثال کارمندان عادی حوزه فناوری اطلاعات حدود 265 دقیقه از زمان خود را در روز صرف کار با ایمیل ها و سروکله زدن با واسط کاربری مورد استفاده در این محصول دارند و از واسط کاربری به عنوان یکی از پراستفاده ترین سیستم ها در طول روز کاری یاد می کنند.

علاوه بر آن، بستر ایمیل یکی از حیاتی ترین عملکردهای سازمان است که مدتهاست امکان دیگری نتوانسته است جایگزین آن شود و به عنوان یک مزیت رقابتی در سازمان در نظر گرفته می شود.

شبیه سایر امکانات حساس سازمانی هدف اصلی در این بستر در اختیار بودن سیستم در نزدیک به 100% مواقع است به صورتی که بتوان تا حد امکان در هزینه ها صرفه جویی کرد.

در بسیاری از سازمانها در حال حاضر مدیریت ایمیل ها در داخل سازمان یک بخش بسیار حساس و حیاتی است و عدم وجود یا اختلال در انجام کار آن می تواند سبب از کار افتادن کل سیستم ها شود.

سهم استفاده کاربران از بستر ابری ایمیل ها در سالهای اخیر، در شکل زیر قابل مشاهده است:

بیشتر...

 

اورست بهت�� می شود - یکپارچگی شیرپوینت و اکسچنج

exchange

در ادامه مجموعه مطالب "اورست بهتر می شود" این بار در مورد یکپارچگی شیرپوینت و اکسچنج در سرویس کلود اورست می نویسیم. در صورتی که شما پلانی از اورست را انتخاب کنید که شیرپوینت فارسی و مایکروسافت اکسچنج را در کنار هم داشته باشد. علاوه بر بهره مندی از قابلیتهای فراوان هر کدام از این سرویسها از یکپارچگی ایجاد شده بین آنها در کلود اورست نیز نتایج خوبی دریافت می کنید. 

بیشتر...

 

مشتریان راضی تر با خدمات ابری اورست

everest

بدیهی است که بگوییم همه کسب و کارها علی الخصوص در بخش خصوصی دوست دارند تا مشتریان راضی تری داشته باشند. زیرا که رضایت بیشتر مشتریان مساوی است با افزایش فروش، افزایش تعداد مشتریان و رونق کسب و کار. باز هم بدیهی است که برای داشتن مشتریان راضی بایستی اقدامات بسیاری انجام داد. اما تا کنون چقدر به این مساله هم دقت داشته اید که فناوری اطلاعات چطور و در کجاها می تواند به کسب و کار ما کمک کند تا مشتریان خوشحال تر و راضی تری داشته باشیم. در این مطلب در مورد نقش استفاده از نرم افزار با استفاده از خدمات سرویس ابری اورست برای ارایه خدمات بهتر و مدرن تر به مشتریان صحبت می کنیم تا در نهایت مشتریان خوشنودتری داشته باشید.

بیشتر...

 

مزایای هاست ایمیل اورست بر دیگر سرویس های ایمیل ایران چیست؟

exchange

یکی از سرویس های مهم در اورست، سرویس ابری مایکروسافت هاست ایمیل فارسی است. سرویس ایمیل اورست بر پایه ماکروسافت اکسچنج طراحی و اجرا شده است و این اولین بار در ایران است که یک ایمیل سرور بر پایه اکسچنج خدمات ارایه می کند. استفاده از مایکروسافت اکسچنج به عنوان هاست ایمیل مزایای زیادی برای استفاده کنندگان به همراه دارد که در این مطلب در مورد برخی از آنها می نویسیم.

بیشتر...

 

آخرین نظرات

Comment RSS