کاربرد شیرپوینت

کاربرد شیرپوینت در نظم دهی به نیازهای نرم افزاری سازمان آن قدر مهم و قابل تامل است که می توان هزاران مثال برای آن آورد. در این مقاله قصد داریم درباره انواع متدهای استفاده از شیرپوینت برای پیاده سازی در سازمان های مختلف و کاربردهای آن چه به مثابه یک نرم افزار و چه به چشم یک پلتفرم بپردازیم.

شیرپوینت چیست؟

شیرپوینت یک بستر نرم افزاری قدرتمند است که سال ۲۰۰۱ در چرخه تولید محصولاتoffice xp  بر مبنای توسعه  نرم افزارهای tahoe و office server به وجود آمد. از سال ۲۰۰۱ تا کنون ۹ بار آپدیت شده و آخرین نسخه در دسترس از این نرم افزار شیرپوینت ۲۰۱۹ محلی (on-permise) می باشد.
مایکروسافت برای تحقق بخشیدن به تولید یک پلتفرم سیستم ساز آنلاین شیرپوینت آنلاین را زیرمجموعه office 365 ارائه می کند و به روزرسانی های متععدی نیز بر روی آن ارائه می دهد. همچنین نسخه نصبی این نرم افزار با قابلیت های بیشتر و البته به روزرسانی های کمتر تحت عنوان شیرپوینت سرور به صورت آن پرمیس یا لوکال در دسترس است و برای استفاده از آن باید حداقل روی یک سرور نصب گردد.

پلتفرم چیست و چه تفاوتی با نرم افزار دارد؟

وقتی نیازی به داشتن یک نرم افزار حس می کنیم دو راه برای به دست آوردن آن داریم. اول خرید و نصب یک نرم افزار آماده که نیاز ما در آن لحظه را یا به صورت کامل یا به صورت ناقص برطرف می کند. باید توجه داشته باشیم که این نرم افزار حتی اگر نیازهای فعلی ما را به صورت کامل هم پوشش دهد برای نیازهای آتی ما که ممکن است خودمان نیز اطلاعی نداشته باشیم پاسخگو نخواهد بود و چه بسا که در مدت زمان کم نیازمند تعویض نرم افزار شویم. یکی از دلایل مهمی که ثبات نرم افزاری در خیلی از سازمان هایی که می شناسیم وجود ندارد و مدام می بینیم که در حال تغییر نرم افزار هستند نیز همین است که سراغ نرم افزارهای آماده موجود در بازار می روند و با توجه به پویایی سازمان در هر مرحله دچار چالشی جدید می شوند.

شیرپوینت به زبان ساده

شیرپوینت چیست؟ شیرپوینت یک پلتفرم است. پس قابلیت های مختلف برای ایجاد سیستم های مدیریت اطلاعات را برای ما فراهم خواهد کرد. اما چگونه؟ شیرپوینت شامل سایت ها، لیست ها، کتابخانه ها، وب پارت ها، اپ پارت ها، محتواها، اپ ها و صفحات مختلف است که با انتشار و ترکیب هر کدام از این ها در اشکال مختلف می توان به مقصود متفاوتی در حوزه های مختلف مدیریت اطلاعات رسید.

صفحات شیرپوینتی منظور صفحاتی در محیط وب هستند. شیرپوینت این امکان را در اختیار کاربران می گذارد تا صفحاتی پویا را در محیط وب منتشر کنند. این صفحات هم می توانند شامل متن یا محتواهای به خصوص باشند هم می توانند محتوا را از فضاهای دیگر فراخوانی کنند. البته که وب پارتها نیز می توانند در صفحات شیرپوینی نقشی عمل گرا داشته باشند.

کاربرد شیرپوینتکاربرد شیرپوینت در سازمان‌های بزرگ

باور عامه بر این است که شیرپوینت یک نرم افزار بزرگ است و فقط به درد سازمان‌های بسیار بزرگ (big scale)  می خورد. شاید با توجه به امکاناتی که شیرپوینت در اختیار کاربر می گذارد و بزرگی این پلتفرم، بی راه هم نباشد چنین قیاسی. اما از تاثیر شیرپوینت در سازمانهای متوسط و کوچک نیز نمی توان به راحتی گذشت.

در سازمانهای بزرگ نیازهایی چون مدیریت مستندات (DMS) مدیریت فرایندها (BPMS) کنترل و برنامه ریزی تولید، مدیریت دانش هوش تجاری (BI) وبسایت ها و نرم افزار CRM و استفاده کنندگان خدمات، راهکارهای کنترل پروژه همچنین ارتباط تیمی را می توان از طریق شیرپوینت پیاده سازی کرد.

سازمان های بزرگ ممکن است شرپوینت را بر روی سرورهای متعدد پیاده سازی کنند و اصطلاحاً یک فارم شیرپوینت راه بیندازند. در صورتی که شیرپوینت روی چند سرور پیاده سازی شود و کلیه اطلاعات از کاربران مختلف و سرورهای متعدد در یک دیتابیس تجمیع شود ما با یک فارم شیرپوینت روبروییم و آن گاه این امکان دربرابر ماست که برای گروه شرکت ها یا هلدینگ ها یک راهکار جامع نرم افزاری ایجاد نماییم. پس دور از ذهن هم نیست که باور عمومی شیرپوینت را بستر مناسبی برای پیاده سازی نرم افزار در سازمانهای بزرگ بدانند.

کاربرد شیرپوینت در سازمان های دولتی

از جایی که در سازمان های دولتی بخش اعظمی از گردش اطلاعات بین سازمان و ارباب رجوع شکل می گیرد، وجود شیرپوینت و زیرساختهای نظم دهی به گردش اطلاعات می تواند نقش مفیدی ایفا کند. در ایران بسیاری از وزارتخانه ها، ادارات و سازمان های دولتی همچنین دانشگاه ها و موسسات پژوهشی برای پورتال های اطلاعاتی خود از شیرپوینت استفاده می کنند.

کاربرد شیرپوینت در شرکت های خصوصی و بازرگانی

شاید تصور کنید که شیرپوینت فقط به درد سازمان های بزرگ و دولتی می خورد اما اگر اینگونه بود آفیس شیرپوینت آنلاین را بر روی آفیس ۳۶۵ ارائه نمی کرد تا شرکت های کوچک و چابک هم بتوانند از آن استفاده کنند. در ایران در حال حاضر فقط مجموعه اورست هاست ابری Cloud شیرپوینت ارائه می دهد. اما در شرکت های کوچکتر چه در صورت استفاده از شیرپوینت آنلاین چه استفاده از شیرپوینت سرور می توان کلیه مقاصد مدیریت اطلاعات را در حد و اندازه های کوچکتر نیز پیاده کرد. باید توجه داشت وقتی با یک پلتفرم روبروییم تفاوتی ندارد که ما استفاده عظیم از آن بکنیم یا استفاده کوچک. نکته مهم این است که هر کسی با توجه به نیازش می تواند از آن بهره ببرد. مثال خوبی که در این زمینه می توان زد صفحه خالی نرم افزار ورد word است. می توان با آن یک نامه چند خطی نوشت و همچنین می توان یک رمان هزار صفحه ای نوشت…

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *