نرم افزار CRM ابری و تفاوت آن با نسخه نصبی نرم افزار CRM

نرم افزار CRM چیست و نرم افزار CRM ابری چه تفاوتی با نسخه نصبی دارد؟ آیا تحت وب همان ابری است؟ کدام نرم افزار بهتر است؟ خرید کدام یک برای سازمان مقرون به صرفه تر است؟ آیا همه مادر کسب و کار خود به سیستم مدیریت ارتباط با مشتری احتیاج داریم یا خیر؟ نرم افزار CRM ایرانی بخریم یا خارجی؟

همه و همه سوالاتی است که ذهن مالکین کسب و کار و مدیران فروش و بازاریابی را اشغال نموده است. با توجه به تنوع و تفاوتهای بسیار نرم افزارهای سی آر ام موجود، همچنین عدم وجود مرجعی اطلاعاتی برای تفکیک و تمیز این نرم افزارها از یگدیگر باید تا حد زیادی به این مدیران حق داد. ما امروز در این مقاله سعی داریم نرم افزار CRM تحت وب را به طور کامل توضیح دهیم و پاسخ سوالات شما را نیز تا حد امکان داشته باشیم.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار crm همانطور که می دانید ابزار دست تیم فروش و بازاریابی است. نامش هم از حروف اول costumer به معنی مشتری relation به معتی ارتباط، و management به معنی مدیریت کردن برگرفته شده است. پس crm یعنی مدیریت ارتباط با مشتری. اولین نکته ای که باید توجه کنید این است که سی آر ام برای ارتباط با مشتری طراحی شده است نه برای همه فرایندها و امور سازمان.

ناگفته نماند که یک سی آر ام خوب در ارتباط با مشتری همه سطوح و یش فرض ها را در نظر می گیرد. مثلاً سی آر ام مایکروسافت همه نیازهای مربوط به مشتری را رعایت کرده و مطلبی نیست که در ارتباط با مشتری ( منظور پروسه فروش است ) از قلم افتاده باشد. اما گاهاً با مدیرانی روبرو می شویم که با خرید یک نرم افزار سی آر ام توقع دارند فرایندهای مالی، استخدامی، اداری، کنترل بودجه و حتی مرخصی های پرسنلشان نیز در سی آر ام ثبت و مدیریت شود. باید توجه داشت که هر چقدر هم نرم افزار قوی و قابل انعطاف و کاستومایزی در اختیار داشته باشید این کار یک اشتباه است.

پس در ابتدا می دانیم که سی آر ام ابزار واحدهای فروش و بازاریابی است برای ارتباط با مشتری و ارتقا میزان فروش.

نرم افزار CRM ابری چیست؟

برای استفاده بهینه از نرم افزار سی آر ام باید بدانیم دقیقاً چه منابعی در اختیار داریم و چه تعداد کاربر و از چه مکانهایی می خواهند به نرم افزار دسترسی داشته باشند؟ اگر تعداد کاربران و حیطه جغرافیایی استفاده از آن محدود باشد می توانیم با نصب سی آر ام بر روی سرور محلی و استفاده از شبکه داخلی در محیط شرکت از سی آر ام استفاده کنیم.

نرم افزار CRM اما در بسیاری از اوقات پیش می آید که مدیران خارج از دفتر هستند و ممکن است بخواهند از اطلاعات نرم افزار استفاده کنند، یا دفاتر و شعب دیگر بخواهند اطلاعاتشان را با ما به اشتراک بگذارند یا بازاریابهای میدانی در لحظه بخواهند اطلاعاتی را در سیستم سی آر ام ثبت و یا استخراج کنند. در این حالات چاره این است که از یک نرم افزار CRM ابری استفاده شود که اطلاعات آن از هر جای دنیا قابل دسترسی باشد. برای بیشتر روشن شدن موضوع سه حالت استفاده از سی آر ام را در ادامه توضیح می دهیم:

  • نرم افزار سی آر ام نصبی محدود به شبکه داخلی
  • نرم افزار سی آر ام نصبی بر روی شبکه داخلی با قابلیت استفاده از محیط اینترنت
  • نرم افزار سی آر ام ابری قابل دسترسی از هر نقطه جهان

حالت اول: نرم افزار سی آر ام نصبی بر روی سرور محلی و محدود به شبکه داخلی

در این حالت سازمان یک نرم افزار سی آر ام خریداری می کند و بر روی سرور محلی خود نصب کرده و صرفاً از طریق شبکه داخلی قابل دسترسی است. در مجموعه هایی که امنیت اطلاعات بسیار برایشان مهم است کماکان از همین روش برای گردش اطلاعات فروش استفاده می کنند ولی در کل می توان گفت که این حالت تقریباً غیرقابل استفاده ترین حالت بهره برداری از سی آر ام است؛ چون به روز بودن و در دسترس بودن اطلاعات را به طور کلی زیر سوال می برد و در دنیای امروز که تقریباً همه چیز آنلاین شده این نرم افزارهای آفلاین، خارج از رده محسوب می شوند.

حالت دوم: نرم افزار سی آر ام نصبی بر روی سرور محلی با اجازه دسترسی به اطلاعات از طریق اینترنت

در این حالت ما عملاً با همان نرم افزار نصبی که در بند قبل توضیح دادیم روبرو هستیم با این تفاوت که از طریق ریموت شدن به سرور دسترسی پیدا می کنیم و از آن طریق می توانیم به سی آر ام هم دسترسی داشته باشیم. باید دقت کرد که این روش اصلاً روش مطمئنی برای پابلیش کردن اطلاعات بر روی بستر اینترنت نیست، اما در گذشته تنها راه ارتباطی با سرور سی آر ام بود و کماکان هم در حال استفاده است.

ریموت شدن به سرور و استفاده از نرم افزار سی آر ام را در گفتار عامه همان نرم افزار سی آر ام تحت وب می نامند.

حالت سوم: نرم افزار سی آر ام ابری یا cloud

در این حالت ما با یک نرم افزار سی آر ام تحت وب واقعی روبرو هستیم. تمام نیازمندی مجموعه به سرور و شبکه و گرفتاریهای مربوط به نگهداری و هزینه های آن حذف می شود و کلیه کاربران صرفاً از طریق اینترنت به محتوای نرم افزار سی آر ام دسترسی خواهند داشت. بدون ریموت شدن و اتصال های ثانویه.

در این حالت نرم افزار بر روی یک سرور ابری نصب می شود و برای هر سازمان یک ارگانیزیشن مجزا با حافظه ذخیره سازی و کاربران منفک از یکدیگر در نظر گرفته خواهد شد. کاربران برای استفاده از این نرم افزارها صرفاً با یوزر و پسوردهای شخصی شان در صفحه وب مرورگر لاگین کرده و با توجه به سطوح دسترسی خود می توانند از اطلاعات و رکوردهای فروش بهره برداری کنند.

باید توجه داشت که امن ترین و کم هزینه ترین نوع استفاده از یک نرم افزار سی آر ام تحت وب همین حالت ابری یا cloud است.

چه موقع نیاز است که نرم افزار CRM ابری داشته باشیم؟

برای به دست آوردن بهترین نتیجه در فروش استفاده به موقع و بهینه از نرم افزار سی آر ام بسیار کمک کننده است. باید بدانید هر گاه تعداد پرسنل واحدهای مارکتینگ یا فروش به حدی برسد که تبادل اطلاعات در بین آنها نیاز باشد، در صورتی که بستری مناسب برای درج و هیستوری کردن اطلاعات نداشته باشید امکان این که فرصت های زیادی را در فروش از دست بدهید وجود خواهد داشت. پس یکی از مواقعی که نیاز به داشتن نرم افزار سی آر ام حس می شود وقتی است که پرسنل واحد فروش یا بازرایابی افزایش پیدا می کنند.

دومین زمانی که نیاز داشتن یک نرم افزار خودنمایی می کند هنگامی است که سرنخ ها یا ورودی های یک سازمان به قیف فروش از حد نرمال بیشتر می شود. منظور از حد نرمال میزانی است که مدیریت کردن آن نیاز به ابزار خاصی نداشته باشد. مثلاً اگر یک سازمان کوچک روزانه با یک یا چند درخواست فروش سر و کله می زند شاید زیاد نیاز وجود سی آر ام را حس نکند. اما همین سازمان اگر با رشد چند برابری درخواستهای فروش مواجه شود ناگزیر است بستری را برای ثبت سرنخ ها، درج یادداشت ها و توضیحات، هیستوری کردن پیگیری ها و در نهایت پیش فاکتورها، سفارش ها و فاکتورها داشته باشد.

حالا پس از ینکه به این نتیجه رسیدیم سازمان ما در مرحله‌ای حضور دارد که نیاز به یک نرم افزار CRM دارد، سوال مهمتری که پیش می آید این است که کدام حالت را برای استقرار نرم افزار سی آر ام خود انتخاب کنیم؟ نصبی محدود به شبکه؟ نصبی قابل استفاده از طریق اینترنت؟ یا ابری با دسترسی آسان از هر نقطه ای؟

برای پاسخ به این سوال ابتدا می بایست باید و نبایدهای امنیتی سازمان را بررسی کنیم، سپس امکانات و محدودیتهای تهیه یا ارتقا سرور را – اعم از بودجه و شرایط و پرسنل نگهداری – در نظر بگیریم، در نهایت با یک پلن ابری مناسب شروع کنیم به مقایسه. به طور مثال می توانیم سرویس پایه ابری اورست را که ارائه دهنده نرم افزار سی آر ام مایکروسافت تحت وب است را با ده نفر کاربر، دو گیاگابایت فضای ذخیره سازی، پشتیبانی رایگان در کل دوره و ترافیک نامحدود در نظر بگیریم و شروع کنیم به مقایسه.

قطعاً هر چه اطلاعات ما نسبت به سرویس های مختلف کامل تر باشد تصمیم بهتری خواهیم گرفت.

کدام نرم افزارهای سی آر ام امکان ارائه نسخه تحت وب دارند؟

اگر مقصود ما از نرم افزار تحت وب استفاده از اینترنت به صورت سنتی و ریموت شدن به سرور باشد تقریباً می شود گفت تمامی ارائه دهندگان نرم افزار سی آر ام نصبی این امکان را در اختیار شما قرار خواهند داد. اما اگر مقصود ما از نرم افزار تحت وب یک نرم افزار ابری کم دردسر و امن باشد تعداد انتخابهای ما محدود خواهد شد. در حال حاضر چند شرکت در ایران هستند که سی آر ام های فارسی ابری ارائه می کنند. هر چند بیشتر این شرکتها از پلتفرم مایکروسافت برای بستر سی آر ام خود استفاده می کنند اما بعضاً با نامهای کمتر آشنا نیز اقدام به ارائه سرویس می کنند.

در این میان چند شرکتی نیز هستند که سی آر ام خود را در دو حالت ابری و نصبی در اختیار مشتریان قرار می دهند. پرنیان پردازش پارس جزو معدود شرکتهایی است که سی آر ام مایکروسافت را هم در حالت نصبی با برند پرنیان و هم در حالت ابری با برند اورست ارایه می کند. درنظر داشته باشید تجربه ارائه نرم افزار در محیط ابری تجربه ای بسیار حائز اهمیت و اتکاست. اگر قصد خرید نرم افزار به صورت نصبی و استفاده ریموتی یا تحت وب از آن را دارید نیز پیشنهاد می کنیم با شرکتهایی وارد مذاکره شوید که از این تجربه برخوردار باشند.

کدام یک امکانات بیشتری دارند؟ نرم افزار سی آر ام لوکال یا نرم افزار سی آر ام تحت وب؟

به طور کلی قابلیتها و امکانات پایه ای نرم افزار CRM ابری  و حالت لوکال تفاوتی نخواهد داشت. برای نمونه می توان به ماژولهای فروش و خدمات پس از فروش و مارکتینگ و دشبوردهای فروش و گزارشات و موجودیتهای مشتری و سرنخ و فرصت تجاری و … اشاره کرد که در هر دو حالت استفاده از نرم افزار یکسان است و صرفاً در نرم افزارهای تحت وب دسترسی به این اطلاعات از طریق اینترنت فقط اضافه می شود.

اما اگر به هر ترتیب تصمیم به تهیه نرم افزار CRM لوکال گرفتید به توسعه دهنده ای اعتماد کنید که امکان ارائه محصول خود به صورت ابری را نیز داشته باشد تا اگر در آینده تصمیم به استفاده از اطلاعات نرم افزار سی آر ام خود از طریق محیط اینترنت گرفتید خیالتان راحت باشد و دغدغه تغییر نرم افزار یا از دست رفتن اطلاعات را نداشته باشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *