نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب زمانی برای سازمان ها آرزو بود. روند مکانیزاسیون و اتوماسیون فرایندها و مکاتبات اداری در بعضی سازمان ها آن قدر پیچیده بود که از زمان ورود یک نامه به سازمان و شروع گردش کار ممکن بود بارها و بارها نامه دانلود و آپلود شود، پرینت گرفته شده و اسکن شود، یا حتی از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر ایمپورت و اکسپورت گردد. امروزه اما بیشتر سازمان های خصوصی و دولتی از نرم افزارهای سازمانی تحت وب و چابک برای انجام امور خود استفاده می کنند و وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یا ابری می تواند در بهبود عملکرد و سرعت بخشیدن به امور نقش مهمی ایفا کند.

در این متن قصد داریم علاوه بر تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری  و بیان تفاوتهای آن با سایر نرم افزارهای اتوماسیون، ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و منعطف را بررسی کنیم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری در لغت به مکانیزه سازی روند امور اداری و سازمانی می گویند اما در فرهنگ سازمانی امروزین اتوماسیون اداری به معنای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری استفاده می شود. وجه تسمیه این نامگذاری احتمالاً این است که اولین سیستم های اتوماسیون و مکانیزاسیون فرایندها در سازمان های ایرانی صرفاً در جهت استفاده در دبیرخانه ها و ساماندهی مکاتبات توسعه یافته بودند.

کی و چگونه نسبت به استقرار اتوماسیون اداری اقدام کنیم؟

با توجه به مطالب مطرح شده در بند قبل این سوال پیش می آید که چه زمانی سازمان ما برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یا حتی لوکال آماده است؟ پاسخ این است که هر زمان ما برای مدیریت یک بخش از سازمان به صورت دستی و با اتکا به نیروی انسانی دچار معظل می شویم دقیقاً وقتی است که نیاز به تهیه و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری داریم.

نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاینچرا نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب محبوب شده است؟

اتوماسیون های اداری سنتی صرفاً در محیط شبکه داخلی در دسترس بودند و الزاماً باید در محیط سازمان حضور می داشتیم که می توانستیم مکاتبات را مدیریت کنیم. با توسعه جغرافیایی شرکت ها، الزام به دورکاری در عصر مدرن، وجود نمایندگی ها و دفاتر فروش، و حتی سفرهای کاری مدیران عملاً امکان تجمیع همه کارکنان در یک مکان مشخص غیرممکن شده است. به همین جهت هم هست که نرم افزارهای تحت وب و ابری این روزها از محبوبیت زیادی برخوردار شده اند. این روزها نرم افزاری می تواند بهترین تجربه عملکردی را نصب سازمان کند که از همه جا در دسترس باشد و با کمترین هزینه و بیشترین امنیت بهترین کارایی را داشته باشد.

 

 

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

در ادامه به نکات مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب خوب برمی خوریم اشاره خواهیم کرد:

_ دسترسی مناسب از همه جا

وقتی صحبت از اتوماسیون اداری تحت وب می شود اولین و مهمترین نکته رد دسترس بودن  از هر نقطه ای از جهان است. اتوماسیون اداری تحت وب یا ابری می تواند صرفاً با وجود اینترنت از هر مکانی قابل دسترس باشد. کما اینکه در صورت نبود اینترنت در سرور محلی خود نیز قابلیت دسترسی خواهد داشت. پس بهتر است به دنبال نرم افزاری باشیم که هم در حالت آفلاین و هم در حالت آنلاین در دسترس باشد.

_ محیط ساده و کاربردی

یوزرفرندلی بودن یا طراحی جذاب باعث ارتباط برقرار کردن هر چه بیشتر کاربران با نرم افزار خواهد شد. همانطور که پیشنهاد دادیم برندهایی همچون مایکروسافت ثابت کرده اند همیشه در مسیر طراحی محصولات یوزرفرندلی گام بر می دارند. به طور کلی هر نرم افزار اتوماسیونی می بایست از این ویژگی به ذاته برخوردار باشد وگرنه با شرایط سختی برای استقرار مواجه خواهد شد.

_ ارتباط پذیری با دیگر نرم افزارها

ارتباط پذیری نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با سایر نرم افزارهای قابل استفاده در سازمان یک اصل مهم و حیاتی در انتخاب هر نرم افزاری است. زیرا بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار در داخل ایران این امکان را ندارند یا در صورتی که بتوانند ارتباطی بین نرم افزارهای ارائه شده و دیگر نرم افزارها مثل نرم افزار سی آر ام یا مدیریت فرایندها ایجاد کنند هزینه گزافی دریافت می کنند.

حالت ایده آل برای خرید نرم افزار این است که از وجود وب سرویس و داکیومنتهای اینتیگریشن آن نرم افزار مطمئن شوید تا در صورت لزوم هر گونه ارتباط با سایر نرم افزارها را به راحتی بتوانید پیاده سازی کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *