نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب زمانی برای سازمان ها آرزو بود. روند مکانیزاسیون و اتوماسیون فرایندها و مکاتبات اداری در بعضی سازمان ها آن قدر پیچیده بود که از زمان ورود یک نامه به سازمان و شروع گردش کار ممکن بود بارها و بارها نامه دانلود و آپلود شود، پرینت گرفته شده و اسکن شود، یا حتی از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر ایمپورت و اکسپورت گردد. امروزه اما بیشتر سازمان های خصوصی و دولتی از نرم افزارهای سازمانی تحت وب و چابک برای انجام امور خود استفاده می کنند و وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یا ابری می تواند در بهبود عملکرد و سرعت بخشیدن به امور نقش مهمی ایفا کند.

در این متن قصد داریم علاوه بر تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری  و بیان تفاوتهای آن با سایر نرم افزارهای اتوماسیون، ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و منعطف را بررسی کنیم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری در لغت به مکانیزه سازی روند امور اداری و سازمانی می گویند اما در فرهنگ سازمانی امروزین اتوماسیون اداری به معنای سیستم مکانیزه مکاتبات اداری استفاده می شود. وجه تسمیه این نامگذاری احتمالاً این است که اولین سیستم های اتوماسیون و مکانیزاسیون فرایندها در سازمان های ایرانی صرفاً در جهت استفاده در دبیرخانه ها و ساماندهی مکاتبات توسعه یافته بودند.

پس به معنای دقیق تر اتوماسیون اداری مجموعه راهکارهایی است که با کمک آن ها کاربران می توانند به صورت اتوماتیک مکاتبات و نامه های درون سازمانی و برون سازمانی خویش را ارسال کرده و دریافت نمایند و علاوه بر مطالعه، تایید و امضا و یا رد نامه ها، ارجاعاتی نیز بر روی آنها ترتیب اثر دهند.

مکاتبات اداری؛ لازم یا تزئینی

بعضاً پیش می آید که یک سازمان بدون شناسایی نیازهای واقعی خود اقدام به استقرار نرم افزاری نماید. قطعاً بازار رقابت و نیاز به خودنمایی نقش مهمی در این ولخرجی ها می تواند داشته باشد. نام اتوماسیون نیز آن قدر جذاب و کلاسیک هست که شرکت ها برای پز سازمانی هم که شده به سمت استقرار این نرم افزار بروند کما اینکه ممکن است اصلاً به آن نیاز نداشته باشند و وجود یک نرم افزار مازاد معادل است با رشد کارها در سازمان بدون رشد بهره وری.

کی و چگونه نسبت به استقرار اتوماسیون اداری اقدام کنیم؟

با توجه به مطالب مطرح شده در بند قبل این سوال پیش می آید که چه زمانی سازمان ما برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یا حتی لوکال آماده است؟ پاسخ این است که هر زمان ما برای مدیریت یک بخش از سازمان به صورت دستی و با اتکا به نیروی انسانی دچار معظل می شویم دقیقاً وقتی است که نیاز به تهیه و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری داریم.

مثلاً تا زمانی که ما حساب و کتاب شخصی خود را داریم نیازی به نرم افزار حسابداری نداریم و زمانی که شرکت تاسیس می شود و کدهای تفضیلی و حسابهای مختلف نمایان می شوند نیازمند نرم افزار حسابداری خواهیم بود. درباره نرم افزار اتوماسیون یا مکاتبات اداری نیز همین مثال صدق می کند. تا زمانی که مکاتبات ما آن قدر محدود است که نیروی انسانی می تواند نسبت به طبقه بندی، ارجاع مناسب، تایید گرفتن و گردش کار آنها اطمینان حاصل کند شاید نیاز جدی ای به اتوماسیون اداری نداشته باشیم. اما اگر مکاتبات مهمی در سازمان ما گردش پیدا می کند یا ارزش زمان در مجموعه ما بالاست و قصد داریم به امور سرعت ببخشیم یا حتی تعداد نامه های ورودی و خروجی بالاست وقت آن است که نسبت به استقرار اتوماسیون اداری اقدام نماییم.

دردسرهای نرم افزار اتوماسیون اداری نامناسب

طبق مطالبی که تا اینجا مطرح کردیم، فلسفه وجودی نرم افزارهای سازمانی، با توجه به بهای تمام شده و زمان و انرژی مصرفی برای آموزش و استقرار آنها، سهولت و سرعت در انجام امور است. ولی برخی اوقات استقرار نرم افزارهای اتوماسیون ادرای نه تنهاب ه سرعت و بهبود عملکرد منتهی نمی شود که عملاً این نرم افزار تبدیل به یک عامل دست و پاگیر می شود و به نوعی به یک دست انداز در مسیر فرایندها به حساب می آید.

این مثال شاید خیلی دور از ذهن نباشد که یک ایمیل از طرف یکی از شرکای تجاری خارجی به سازمان ما ارسال می شود. مجموعه هایی که از اتوماسیون های سنتی استفاده می کردند می بایست ایمیل را پرینت می گرفتند یا دانلود می کردند، سپس ایمیل دریافتی را به فایل پی دی اف تبدیل می کردند و در نهایت در سیستم اتوماسیون به عنوان یک نامه ورودی ثبت می کردند تا سفر آن نامه درون سیستم مکاتبات شرکت آغاز شود. و حتی بعضاً مدیران اگر می خواستند پارافی روی نامه داشته باشند یک بار دیگر نامه را پرینت می گرفتند و بعد از نوشتن پاراف مجدداً در اتوماسیون بارگذاری می کردند؛ و این چرخه معیوب همینطور ادامه داشت…

حال تصور کنید که به جای سیستم اتوماسیون قبلی یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب در این مجموعه مستقر شود که ورودی آن درگاه ایمیل سازمان باشد، تا چه حد در انرژی و زمان کارکنان صرفه جویی خواهد شد؟ و تا چه حد سیستم خطاناپذیرتر خواهد شد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاینچرا نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب محبوب شده است؟

اتوماسیون های اداری سنتی صرفاً در محیط شبکه داخلی در دسترس بودند و الزاماً باید در محیط سازمان حضور می داشتیم که می توانستیم مکاتبات را مدیریت کنیم. با توسعه جغرافیایی شرکت ها، الزام به دورکاری در عصر مدرن، وجود نمایندگی ها و دفاتر فروش، و حتی سفرهای کاری مدیران عملاً امکان تجمیع همه کارکنان در یک مکان مشخص غیرممکن شده است. به همین جهت هم هست که نرم افزارهای تحت وب و ابری این روزها از محبوبیت زیادی برخوردار شده اند. این روزها نرم افزاری می تواند بهترین تجربه عملکردی را نصب سازمان کند که از همه جا در دسترس باشد و با کمترین هزینه و بیشترین امنیت بهترین کارایی را داشته باشد.

 

 

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

در ادامه به نکات مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب خوب برمی خوریم اشاره خواهیم کرد:

_ دسترسی مناسب از همه جا

وقتی صحبت از اتوماسیون اداری تحت وب می شود اولین و مهمترین نکته رد دسترس بودن  از هر نقطه ای از جهان است. اتوماسیون اداری تحت وب یا ابری می تواند صرفاً با وجود اینترنت از هر مکانی قابل دسترس باشد. کما اینکه در صورت نبود اینترنت در سرور محلی خود نیز قابلیت دسترسی خواهد داشت. پس بهتر است به دنبال نرم افزاری باشیم که هم در حالت آفلاین و هم در حالت آنلاین در دسترس باشد.

_ محیط ساده و کاربردی

یوزرفرندلی بودن یا طراحی جذاب باعث ارتباط برقرار کردن هر چه بیشتر کاربران با نرم افزار خواهد شد. همانطور که پیشنهاد دادیم برندهایی همچون مایکروسافت ثابت کرده اند همیشه در مسیر طراحی محصولات یوزرفرندلی گام بر می دارند. به طور کلی هر نرم افزار اتوماسیونی می بایست از این ویژگی به ذاته برخوردار باشد وگرنه با شرایط سختی برای استقرار مواجه خواهد شد.

_ ارتباط پذیری با دیگر نرم افزارها

ارتباط پذیری نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با سایر نرم افزارهای قابل استفاده در سازمان یک اصل مهم و حیاتی در انتخاب هر نرم افزاری است. زیرا بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار در داخل ایران این امکان را ندارند یا در صورتی که بتوانند ارتباطی بین نرم افزارهای ارائه شده و دیگر نرم افزارها مثل نرم افزار سی آر ام یا مدیریت فرایندها ایجاد کنند هزینه گزافی دریافت می کنند.

حالت ایده آل برای خرید نرم افزار این است که از وجود وب سرویس و داکیومنتهای اینتیگریشن آن نرم افزار مطمئن شوید تا در صورت لزوم هر گونه ارتباط با سایر نرم افزارها را به راحتی بتوانید پیاده سازی کنید.

_ آموزش پذیری و استفاده ساده

باید توجه داشت که فقط ظاهر جذاب و یوزر فرندلی بودن برای یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب کافی نیست. نرم افزار باید کارایی راحت و ساده ای داشته باشد و از پیچیدگی در معماری آن پرهیز شده باشد. همچنین باید کار با نرم افزار به سادگی قابل آموختن باشد.

وجود اپلیکیشن موبایل نیز برای نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز بسیار می تواند مفید و حایز اهمیت باشد. می توانید از نرم افزاری استفاده کنید که علاوه بر ریسپانسیو بودن در بروزرها و گجت های مختلف اپ اندروید یا آی او اس نیز داشته باشد.

_امکانات جانبی دبیرخانه

همچنین بهتر است نرم افزار اتوماسیونی انتخاب کنید که اصول مکاتبات اداری از قبیل شماره گذاری، رزرو شماره، امضا مدیران روی نامه ها، تگ گذاری، آرشیو نامه ها و … را در طراحی خود رعایت کرده باشد. بعضی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری پایین رده صرفاً نامه های آماده را می توانند گردش دهند و امکانات زیادی برای نامه نگاری ندارند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *