اتوماسیون اداری چیست ؟

در مقاله ی پیش روی شما قصد دارد تعریفی از سیستم اتوماسیون اداری را تشریح نماید و میزان اهمیت این سیستم را یادآوری نماید. این مهم است که بدانیم سیستم اتوماسیون اداری چیست و چرا به آن نیاز داریم.

احتمالا تمام کسانی که هم اکنون در حال خواندن این مقاله هستند، نام کبوتر نامه بر را شنیده‏اند و بیشترشان هم دوست داشته اند که دست کم یک بار کبوتری برایشان از راهی دور نامه بیاورد. با گذشت زمان رفته رفته کبوترهای نامه بر جای خود را به پستچی ها دادند و ادارات پست در تمام شهرها دایر گشتند. هنوز هم بی شک حس خوب باز کردن نامه هایی که به دستمان می رسد با بسیاری از حس های دیگر دنیا قابل مقایسه نیست. اما پر واضح است که برای تسریع در امور اداری نمی توان منتظر کبوتر نامه بر یا پستچی محترم ماند و در این شرایط به فرایندی بزرگتر و پیچیده تر نیاز داریم تا بتوانیم در کوتاه ترین زمان ممکن به امور مربوطه رسیدگی کنیم. با توجه به چنین نیازی بود که سیستم های اتوماسیون اداری پدید آمدند.

اتوماسیون اداری چیست ؟

در اصطلاح عموم به مکانیزه نمودن فرایندها و گردش کارهای سازمانی اتوماسیون اداری گفته می شود و نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاری است که سامانه‌ی مکاتبات اداری، آرشیو و بایگانی سازمان و محل کار شما را مدیریت کرده و موجب مکانیزه شدن فرایند نامه نگاری می گردد.

با گذشت زمان و به وجود آمدن نیازهای جدیدتر، این نرم افزار ها نیز گسترش یافتند و کاربران آن توانستند با استفاده از امکانات موجود در این نرم افزار به رفع نیازهای خود نیز بپردازند. و از آن به عنوان میز کار استفاده نمایند. برای مثال از بخش ابزار فرایندی موجود در نرم افزار، برای بهینه کردن فرایندها استفاده شد و یا از قسمت مخاطبین برای تعریف مشتری استفاده گردید و به همین ترتیب تلاش هایی نیز برای پیاده سازی سیستم های CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری در آن صورت گرفت هر چند که نباید این نرم افزار را با نرم افزارهای CRM اشتباه گرفت.

سیستم اتوماسیون اداری برای چه سازمان هایی مفید تر خواهد بود؟

نکات زیر به شما نشان خواهد داد که بهتر است در چه مواقعی از سیستم اتوماسیون اداری استفاده نمایید.

  • ابعاد سازمانتان را در نظر بگیرید:

هر چه سازمان شما بزرگتر باشد احساس نیاز به سیستم اتوماسیون اداری بیشتر احساس می شود.  اگر چه که بزرگ و کوچکی یک سازمان معیار مناسبی برای تهیه‏ی سیستم اتوماسیون اداری نیست اما با توجه به این که در سازمان های بزرگ نامه های داخلی از لحاظ کمی بیشتر از سازمان های کوچک است و همچنین سلسله مراتب گردش مکاتبات داخلی پیچیده و زیاد است، در سازمان هایی با ابعاد بزرگ‏تر، به این نوع سیستم نیاز بیشتری احساس خواهد شد.

  • فرایند نامه نگاری سخت و پیچیده است:

با توجه به این که در بسیاری از سازمان ها قواعد نامه نگاری متفاوت است و از پیچیدگی های متناسب با نوع آن کار نشات می گیرد وجود یک سیستم اتوماسیون اداری مفید خواهد بود. باید دانست که نگهداری دستورالعمل های فراوان برای مکاتبات اداری به صورت دستی کاری سخت و خسته کننده است اما نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی می تواند همه ی این موارد را مدیریت نماید و خطای مکاتبات اداری به صورت دستی را به صفر برساند.

مزیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

سیستم های اتوماسیون اداری بر خلاف گذشته تحت وب و با استفاده از اینترنت کار می کنند و همین امر سبب می شود تا بتوانید از طریق وب به نامه نگاری بپردازید. همچنین می توان از طریق اتصال اینترنتی، نامه های ورودی خود را از هر جای دنیا دریافت نمود و به آن ها پاسخ داد.

لازم است بدانید که سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، کاملترین نوع مدیریت مکاتبات اداری است و می تواند تمام نگرانی ها را از عدم دریافت نامه ها و یا آسیب رسیدن به بایگانی نامه های فیزیکی و همچنین از یاد رفتن کارهای مورد نظر در سازمان، رفع نماید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *